Sie müssen das Panel nicht allein nutzen. Über die Seite Team Management können Sie Ihr Empfangs-, Housekeeping- oder Technikteam einladen und jeder Person eine Rolle und eine Abteilung zuweisen. Die eingeladenen Personen erscheinen auf dem Board Guest Requests in der Liste Assign und erhalten eine E-Mail, wenn ihnen eine Anfrage zugewiesen wird.
Die Teamfunktion arbeitet in den Tarifen Basic und Pro gleich; es gibt keine tarifabhängige Begrenzung der Benutzerzahl.
Die Seite Team Management öffnen#
Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie im Benutzermenü Team management, oder klicken Sie im linken Menü auf Settings → Team. Diese Menüpunkte sind nur für die Rollen Full access und Admin sichtbar (Panel-Übersicht).
Von oben nach unten enthält die Seite:
- Das Label TEAM, die Überschrift Team Management und eine kurze Beschreibung.
- Das Feld Invite a new member.
- Die Liste Team members: Name, E-Mail, Berufsbezeichnung, Rolle und Abteilung jedes Mitglieds. Neben Personen, die die Einladung noch nicht angenommen haben, steht Invitation pending; in Ihrer eigenen Zeile steht (you).
Rollen#
| Rolle (im Panel) | Technischer Name | Was sie sehen und tun kann |
|---|---|---|
| Full access | OWNER | Die Person, die das Konto eröffnet hat. Sieht das gesamte Panel und verwaltet das Team. Die Rolle kann nicht geändert werden, und die Person kann nicht aus dem Team entfernt werden. |
| Admin | ADMIN | Sieht das gesamte Panel und verwaltet das Team (Einladen, Rollen, Entfernen). |
| Manager | MANAGER | Sieht das gesamte Panel; hat keinen Zugriff auf die Teamseite. |
| Staff | AGENT | Sieht nur das Board Guest Requests und die eigene Passwortseite. Bearbeitet Anfragen, die ihr zugewiesen oder noch niemandem zugewiesen sind; kann keine Anfragen an andere zuweisen. Sieht in der Benachrichtigungsglocke nur Benachrichtigungen zu Gästeanfragen. |
Schritt für Schritt: Ein neues Mitglied einladen#
- Füllen Sie im Feld Invite a new member die Felder Full name und Email aus.
- Geben Sie bei Bedarf eine Job title ein (z. B. „Front Desk Lead“, „Head of Maintenance“). Die Berufsbezeichnung erscheint im Benutzerblock der oberen Leiste anstelle der Rolle.
- Wählen Sie eine Role: Admin, Manager oder Staff.
- Wählen Sie bei Bedarf eine Department: Housekeeping, Maintenance, Front Desk, Guest Services, Food & Beverage, Concierge oder Management.
- Klicken Sie auf Send invitation. Oben erscheint Invitation email sent.
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail. Über den Link in der E-Mail legt sie ihr eigenes Passwort fest und gelangt direkt ins Panel. Der Link ist 72 Stunden gültig; ist er abgelaufen, klicken Sie in der Liste in der Zeile dieser Person auf Resend invitation.
| Warnung | Bedeutung |
|---|---|
| Enter a valid email and name. | Der Name ist leer oder das E-Mail-Format ist ungültig. |
| This email already belongs to an Airoomier account. | Mit dieser Adresse wurde bereits ein anderes Konto eröffnet. Verwenden Sie eine andere E-Mail-Adresse. |
| Member added but the invitation email could not be sent | Die Person wurde zur Liste hinzugefügt, aber die E-Mail wurde nicht versendet. Versuchen Sie es mit Resend invitation. |
Angaben eines Mitglieds ändern#
In der Liste gibt es in der Zeile jedes Mitglieds zwei kleine Formulare:
- Full name und Job title: Korrigieren Sie die Angaben und klicken Sie auf Save.
- Role und Department: Wählen Sie die Werte aus und klicken Sie auf Save. Oben erscheint Member updated.
Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern (damit Sie Ihre Berechtigung nicht versehentlich verlieren); Ihre Abteilung können Sie ändern. Name und Berufsbezeichnung des Kontos mit Full access werden nicht auf dieser Seite bearbeitet, sondern im Bereich Business Info → Contact Info (Business Info).
Ein Mitglied aus dem Team entfernen#
- Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf Remove.
- Oben erscheint Member removed from the team.
Offene Gästeanfragen der entfernten Person werden nicht gelöscht; sie werden nicht zugewiesen und warten auf dem Board auf eine neue Zuweisung. Die Person kann sich nicht mehr im Panel anmelden. Dieselbe E-Mail-Adresse können Sie später erneut einladen. Das Konto mit Full access und Ihr eigenes Konto können Sie nicht entfernen.
Wer erhält welche Benachrichtigungen?#
- Die E-Mails zu neuen Buchungsanfragen, neuen Serviceanfragen, Vorschlägen zu Wissenslücken und KI-Fehlern gehen standardmäßig an den Benutzer des Betriebs mit Full access. Andere Teammitglieder, die sie ebenfalls erhalten möchten, schalten sie auf ihrer eigenen Seite Settings → Notifications ein (Konto und Tarife).
- Wenn eine Gästeanfrage einer Person zugewiesen wird, erhält diese Person an ihre eigene E-Mail-Adresse die Nachricht „A new guest request was assigned to you“. Sie kann das mit dem Schalter Requests assigned to me auf der Seite Notifications ausschalten.
- Die Benachrichtigungen in der Glocke sieht das gesamte Team; die Rolle Staff sieht nur Benachrichtigungen zu Gästeanfragen.
Tipps und häufige Fehler#
- Die Einladungs-E-Mail ist nicht angekommen: Bitten Sie die Person, im Spam-Ordner nachzusehen. Ist sie dort nicht, klicken Sie auf Resend invitation; der alte Link wird ungültig, und ein neuer wird gesendet.
- Meine Mitarbeiterin sieht im Panel keine anderen Seiten: Das ist normal; die Rolle Staff ist nur für Guest Requests gedacht. Wenn sie das gesamte Panel sehen soll, geben Sie ihr die Rolle Manager.
- In der Zuweisungsliste erscheint eine E-Mail-Adresse statt eines Namens: Der Name der Person ist leer. Füllen Sie in ihrer Zeile das Feld Full name aus und speichern Sie.
- Ich teile mein Passwort mit einem Teammitglied: Davon raten wir ab. Senden Sie jeder Person eine eigene Einladung; so bleibt getrennt, wer welche Anfrage erhalten hat und an wen die Benachrichtigungen gehen.