Buchungen

Der Tab Bookings (Buchungen) ist die zentrale Liste aller Buchungen Ihres Betriebs: der Anfragen, die Gäste über Mira (die KI-Rezeption) hinterlassen, und der Buchungen, die Sie telefonisch, über einen Kanal wie Booking.com oder an der Rezeption entgegennehmen und manuell im Panel eintragen. Hier sehen Sie jede neue Anfrage, rufen den Gast zur Bestätigung an, klicken auf Confirm Booking, weisen die physische Einheit zu (Zelt, Bungalow, Zimmernummer), markieren, über welchen Kanal die Buchung kam, und erfassen Zahlungen.

Was auf dem Bildschirm zu sehen ist#

Wenn Sie im Menü Bookings öffnen, sehen Sie von oben nach unten Folgendes. Rechts neben dem Seitentitel befindet sich eine orangefarbene Schaltfläche + New Booking; sie öffnet das Formular zur manuellen Eingabe einer Buchung.

Übersichtskarten#

Unter dem Seitentitel stehen vier Karten:

Der Betrag auf der Umsatzkarte wird in der Standardwährung aus Ihren Unternehmensdaten angezeigt. Er ist der Gesamtwert der Reservierungen, nicht das bereits eingegangene Geld. Die tatsächlichen Einnahmen finden Sie auf der Seite Finanzen.

Confirmed Bookings This Month (Plankontingent)#

Unter den Karten steht ein Streifen mit dem Titel Confirmed Bookings This Month, der eine Zahl wie 3 / 10 zeigt. Die linke Zahl gibt an, wie viele Buchungen Sie in diesem Monat bestätigt haben, die rechte ist das Monatslimit Ihres Tarifs:

• Bei 80 % des Limits wird der Streifen gelb und zeigt You've reached 80% of your monthly confirmed-booking quota.
• Beim Erreichen des Limits wird der Streifen rot und zeigt You've reached this month's confirmed-booking limit.
• Im Tarif Basic erscheint neben der Meldung ein Link Upgrade to Pro. Zu den Tarifen siehe Konto und Tarife.

Die Zählung folgt dem Kalendermonat (sie beginnt am 1. um 00:00 Uhr). Sie umfasst die in diesem Monat erstellten Buchungen, die aktuell den Status Confirmed haben. Wenn Sie eine Buchung auf Completed, No-show oder Cancelled setzen, fällt sie aus dem Zähler heraus.

Buchungsliste#

Unter Booking list sind alle Datensätze sortiert, die neueste Buchung zuerst (die Sortierung richtet sich nach dem Zeitpunkt, zu dem der Datensatz angelegt wurde). Rechts neben der Überschrift befindet sich ein Filter Channel (siehe unten). Die Liste hat kein Suchfeld und keine Seitenaufteilung; alle Datensätze, die dem Filter entsprechen, erscheinen in einer Liste. Auf breiten Bildschirmen wird eine Tabelle verwendet, auf Smartphones Karten.

In der Kartenansicht auf Smartphones steht das Quellen-Abzeichen direkt unter dem Status-Abzeichen.

Solange noch nichts vorhanden ist, sehen Sie No bookings yet und „Reservations created via the AI will appear here.“ Dieselbe Meldung erscheint auch, wenn Sie einen Kanalfilter anwenden und dieser Kanal keine Buchungen hat; das bedeutet nicht, dass Sie überhaupt keine Buchungen haben. Stellen Sie den Filter wieder auf All Channels und klicken Sie auf Filter.

Kanalfilter#

Rechts neben der Listenüberschrift befinden sich eine Auswahlliste namens Channel und eine Schaltfläche Filter.

1. Wählen Sie in der Auswahlliste einen Kanal: All Channels (Standard), Booking.com, Airbnb, Expedia, Phone, Direct / Web oder Other.
2. Klicken Sie auf Filter. Die Seite wird neu geladen, und die Liste zeigt nur Buchungen dieses Kanals.

Der Filter wird der Seitenadresse hinzugefügt (z. B. /bookings?source=PHONE). Wenn Sie diese Adresse als Lesezeichen speichern, öffnet sich die Seite bereits gefiltert. Um den Filter zu entfernen, wählen Sie All Channels und klicken Sie erneut auf Filter.

Der Filter wirkt sich auch auf die Übersichtskarten aus (siehe Hinweis oben). Der Bereich Unfinished Reservation Requests und der Streifen mit dem Monatskontingent sind vom Filter nicht betroffen.

Buchungsquellen (Kanäle)#

Jede Buchung hat eine Quelle: den Kanal, über den sie kam. Die Quelle dient nur der Nachverfolgung und Auswertung; sie ändert weder den Preis noch die Verfügbarkeit noch Miras Verhalten. Es gibt sechs Kanäle:

Die Aufschlüsselung von Umsatz und Anzahl nach Kanal sehen Sie im Bereich Channel Breakdown der Seite Finanzen.

Buchungsstatus#

Die Spalte „Blockiert die Verfügbarkeit?“ ist wichtig: Schon eine Anfrage im Status Pending hält für diese Daten eine Einheit des Unterkunftstyps fest. Das bedeutet, dass Mira dieselbe Einheit nicht an einen anderen Gast verkauft. Wenn Sie eine Anfrage stornieren, wird die Einheit wieder für den Verkauf freigegeben.

Unfinished Reservation Requests#

Unter der Listenkarte erscheint ein zweiter Bereich mit gelbem Rahmen, aber nur, wenn es etwas anzuzeigen gibt: Unfinished Reservation Requests. Er listet Gäste auf, die ein Zimmer gewählt und ein Angebot erhalten haben, den Chat aber verlassen haben, ohne rechtzeitig zu bestätigen. Er soll Ihnen Gelegenheiten zeigen, die verloren zu gehen drohen.

Jede Zeile zeigt Name, Telefonnummer, Unterkunftstyp, Daten und Angebotsbetrag des Gastes sowie Offer expired: mit Datum und Uhrzeit. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Unterhaltung dieses Gastes zu öffnen. Sie können die Nummer anrufen und fragen: „Möchten Sie Ihre Reservierung abschließen?“ Angezeigt werden die letzten 25 Datensätze, der zuletzt abgelaufene zuerst.

Wie eine Buchung entsteht#

Eine Buchung entsteht auf einem von zwei Wegen:

• Der Gast hinterlässt über das Chat-Widget eine Anfrage bei Mira. Ihre Quelle ist automatisch Direct / Web. Dieser Abschnitt beschreibt diesen Weg.
• Sie tragen sie manuell im Panel ein (+ New Booking). Sie wählen die Quelle. Dieser Weg wird im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt: Eine Buchung manuell hinzufügen beschrieben.

In beiden Fällen wird die Buchung als Pending angelegt und durchläuft dieselben Verfügbarkeits- und Preisprüfungen. Wenn Sie den Ablauf kennen, fällt es Ihnen leichter, das Gesehene im Panel zu deuten.

Die Seite des Gastes#

1. Der Gast öffnet das Chat-Widget auf Ihrer Website. Zeigt das Widget das Banner Book your stay directly mit einer Schaltfläche Reserve, kann er darauf klicken; er kann aber auch einfach Daten und Personenzahl an Mira schreiben.
2. Mira fragt nach den Daten und der Anzahl der Gäste (Erwachsene, Kinder). Der Gast wählt Check-in- und Check-out-Datum.
3. Mira zeigt die für diese Daten verfügbaren Unterkunftstypen als Karten. Die Karten zeigen den Preis pro Nacht, den Gesamtpreis und die Anzahl der verbleibenden Einheiten. Sind für einen Unterkunftstyp mehrere Verpflegungsarten definiert (z. B. Room Only und Bed & Breakfast), erscheinen auf der Karte Optionen mit jeweils eigenem Preis.
4. Der Gast klickt auf Select, und das Fenster Guest details öffnet sich:

5. Wenn der Gast auf Continue klickt, erstellt das System ein Reservierungsangebot (im Hintergrund ein Datensatz „Buchungsanfrage“). Dabei prüft es erneut: Sind die Daten gültig, überschreitet die Gästezahl die Kapazität des Unterkunftstyps, ist die Einheit noch verfügbar, lässt sich der Preis verifizieren. Schlägt eine Prüfung fehl, sieht der Gast eine Fehlermeldung (z. B. „The room type you selected is no longer available for these dates. Please check again.“).
6. Es öffnet sich der Bildschirm Booking summary: Aufenthaltsdaten, Anzahl der Gäste (Erwachsene/Kinder) und Gesamtbetrag. Der Gast kann mit Back Angaben korrigieren oder auf Confirm reservation klicken.
7. Das Angebot ist 15 Minuten gültig. Im Moment der Bestätigung prüft das System noch einmal, ob das Zimmer weiterhin aktiv und verfügbar ist und der Preis sich nicht geändert hat. Ist die Zeit abgelaufen, erhält der Gast die Meldung „There is no active reservation offer, or the offer has expired. Please provide your dates again.“ Hat sich der Preis in der Zwischenzeit geändert, wird dem Gast mitgeteilt, dass sich der Reservierungspreis geändert hat.
8. Wenn alles in Ordnung ist, sieht der Gast eine Nachricht wie: „Your reservation request has been received! … Your request number is: BK-XXXXXX. Our hotel will call you shortly to confirm availability and payment.“

Erstellt der Gast in derselben Unterhaltung ein neues Angebot, wird das vorherige ausstehende Angebot automatisch storniert. Eine Unterhaltung hat also immer nur ein gültiges Angebot.

Das Direktbuchungs-Banner ein- oder ausschalten#

Das im Widget angezeigte Banner Book your stay directly verwalten Sie im Panel: unter Widget → Direct Booking Banner gibt es das Kontrollkästchen Show the booking banner in the chat assistant. Es ist standardmäßig eingeschaltet. Klicken Sie nach der Änderung auf Save Changes.

• Solange es eingeschaltet ist, wird den Gästen beim Start des Chats ein kurzes Buchungsbanner gezeigt, das sie selbst schließen können.
• Schalten Sie es aus, wird das Banner nie angezeigt. Das betrifft nur das Banner; Mira beantwortet weiterhin Buchungsfragen, und der Buchungsablauf funktioniert weiter, wenn ein Gast Daten eintippt.

Zu den Widget-Einstellungen siehe die Seite Widget.

Ihre Seite#

Im Moment der Bestätigung durch den Gast:

• Am Glockensymbol im Panel erscheint eine Benachrichtigung Yeni rezervasyon talebi (onay bekliyor): BK-XXXXXX (der Text dieser Benachrichtigung ist immer Türkisch). Ein Klick darauf führt Sie zur Seite Bookings.
• Dieselbe Benachrichtigung wird per E-Mail an die Teammitglieder gesendet, die unter Settings → Notifications den Schalter New booking requests eingeschaltet haben (standardmäßig nur der Benutzer mit Full access) (Konto und Tarife).
• Hat der Gast eine E-Mail-Adresse angegeben, wird ihm eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Titel Your reservation request has been received gesendet. Die E-Mail wird in der Sprache verschickt, die der Gast im Chat verwendet hat (TR/EN/DE/RU).
• Die Anfrage erscheint in der Liste und im Kalender als Pending, mit dem Abzeichen Direct / Web in der Spalte Source.

Die Notiz der Buchung wird automatisch mit „Created through AI.“ gefüllt. Hat der Gast einen Sonderwunsch geschrieben, wird er darunter mit dem Label Guest note: ergänzt. Dieser Notiztext wird in der Chat-Sprache des Gastes geschrieben.

Schritt für Schritt: Eine Buchung manuell hinzufügen#

Mit diesem Formular tragen Sie einen Gast ein, der Sie angerufen hat, eine Buchung von Booking.com oder Airbnb oder einen Gast ohne Voranmeldung. Das Formular nutzt dieselbe Buchungslogik wie Mira: Der Preis wird aus Ihren Tarifplänen berechnet, die Verfügbarkeit wird geprüft, eine Buchungsnummer (BK-XXXXXX) wird erzeugt und eine Benachrichtigung wird gesendet. Diese Funktion arbeitet in den Tarifen Basic und Pro gleich.

Das Formular öffnen#

1. Öffnen Sie im Menü Bookings.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche + New Booking.
3. Die Seite New Booking öffnet sich. Unter dem Titel steht „Manually enter a reservation received by phone or another channel.“ Der Link ← Back to Bookings oben führt Sie zurück zur Liste.

Wenn Sie noch keinen aktiven Unterkunftstyp haben, sehen Sie statt des Formulars eine gelbe Warnung: „No active room type has been defined yet. Add a room from the Room Types screen first.“ Legen Sie in diesem Fall zuerst auf der Seite Unterkunftstypen einen Typ an und setzen Sie ihn auf aktiv.

Das Formular hat zwei Bereiche: Guest Information und Stay Details. Unten links steht der Hinweis „Name/phone, room type, and dates are required.“, unten rechts die orangefarbene Schaltfläche Create Booking.

Guest Information#

Unter dem Bereich steht dieser Hinweis: „If a guest is already registered with this phone number, they'll be matched automatically.“ Das bedeutet:

• Stimmt die eingegebene Telefonnummer exakt mit der Nummer eines bereits im System gespeicherten Gastes überein, wird kein neuer Gastdatensatz angelegt; die Buchung wird mit diesem Gast verknüpft. Sind Name oder E-Mail in diesem Gastdatensatz leer, werden sie mit Ihren Formularangaben gefüllt. Bereits ausgefüllte Felder werden nicht geändert.
• Gibt es keine Übereinstimmung, wird mit den Formularangaben ein neuer Gastdatensatz angelegt.

Stay Details#

Wenn Sie auf Create Booking klicken#

Das System prüft der Reihe nach Folgendes:

1. Ist mindestens eines von Name oder Telefon ausgefüllt?
2. Ist ein Unterkunftstyp ausgewählt, und ist er noch aktiv?
3. Sind Check-in- und Check-out-Datum ausgefüllt, und liegt der Check-in vor dem Check-out?
4. Überschreitet die Gästezahl die Kapazität des Unterkunftstyps?
5. Gibt es in der gewählten Verpflegungsart für jede Nacht des Aufenthalts einen gültigen Tarifplan? Haben die Pläne im Aufenthaltszeitraum unterschiedliche Währungen, kann der Gesamtbetrag nicht berechnet werden.
6. Verfügbarkeit: Ist die Anzahl der aktiven physischen Einheiten dieses Unterkunftstyps größer als die Anzahl der Buchungen mit Pending und Confirmed, die sich mit denselben Daten überschneiden? Mindestens eine Einheit muss frei bleiben. Ein Typ ohne aktive Einheiten gilt immer als „nicht verfügbar“.

Wenn alle Prüfungen bestanden sind:

• Die Buchung wird als Pending mit der von Ihnen gewählten Quelle angelegt.
• Sie werden direkt zur Detailseite der neuen Buchung geleitet. Dort können Sie sofort eine Zahlung erfassen, eine Einheit zuweisen und auf Confirm Booking klicken.
• Am Glockensymbol erscheint dieselbe Benachrichtigung Yeni rezervasyon talebi (onay bekliyor): BK-XXXXXX wie bei Miras Anfragen (dieser Text ist immer auf Türkisch), und dieselbe Benachrichtigung wird per E-Mail an die Teammitglieder gesendet, die New booking requests eingeschaltet haben (standardmäßig nur der Benutzer mit Full access).
• Hat der Gastdatensatz eine E-Mail-Adresse, wird dem Gast eine automatische E-Mail mit dem Titel Rezervasyon talebiniz alındı („Ihre Reservierungsanfrage ist eingegangen“) gesendet. Bei manuell eingetragenen Buchungen wird diese E-Mail immer auf Türkisch versendet.
• Liste, Kalender und Finanzen zeigen den neuen Datensatz sofort an.

Schlägt eine der Prüfungen fehl, wird die Buchung nicht angelegt, und es öffnet sich eine Fehlerseite mit dem Titel Bir şeyler ters gitti („Etwas ist schiefgelaufen“). Diese Seite nennt nicht immer den genauen Grund; oft sehen Sie eine allgemeine Meldung („Bir hata oluştu — girdiğiniz bir değer geçersiz olabilir…“, d. h. ein eingegebener Wert ist möglicherweise ungültig). Diese Seite ist unabhängig von der Panelsprache auf Türkisch. Mit der Schaltfläche Tekrar Dene („Erneut versuchen“) kehren Sie zum Formular zurück; Ihre Eingaben wurden dabei möglicherweise gelöscht. Prüfen Sie vor einem neuen Versuch diese möglichen Ursachen:

Unterschiede zu Miras Buchungen#

Schritt für Schritt: Eine eingegangene Anfrage bestätigen#

1. Klicken Sie auf die Benachrichtigung am Glockensymbol oder öffnen Sie im Menü Bookings.
2. Klicken Sie auf die Booking-Nummer der Zeile mit dem Abzeichen Pending.
3. Prüfen Sie auf der Detailseite die Angaben des Gastes, die Daten, den Unterkunftstyp, die Verpflegungsart und den Betrag. Hat der Gast einen Sonderwunsch hinterlassen, lesen Sie ihn im Feld Note.
4. Öffnen Sie bei Bedarf mit der Schaltfläche View Conversation oben auf der Seite den Chat mit Mira.
5. Rufen Sie den Gast an, um die Daten und die Zahlungsweise zu bestätigen.
6. Wenn Sie eine Anzahlung erhalten haben, erfassen Sie sie unten im Bereich Payment Information (siehe den Abschnitt Recording payments weiter unten).
7. Wenn Sie eine Einheit zuweisen möchten, wählen Sie sie im Bereich Physical unit (siehe den Abschnitt Assigning a physical unit weiter unten).
8. Klicken Sie im Feld Booking status auf die grüne Schaltfläche Confirm Booking.

Der Status wechselt zu Confirmed. Auch das mit der Buchung verknüpfte Gastangebot wird als „bestätigt“ markiert.

Buchungsdetailseite#

Die Detailseite besteht aus den folgenden Bereichen.

Oberer Bereich#

• Ein Link ← Back to Bookings.
• Eine Schaltfläche View Conversation, wenn die Buchung aus einem im Chat erstellten Angebot stammt. Bei manuell eingetragenen Buchungen erscheint diese Schaltfläche nicht.
• Die Booking number und oben rechts das Status-Abzeichen.

Buchungsstatus und Schaltflächen#

Im Feld Booking status erscheinen je nach Status der Buchung diese Schaltflächen:

Darunter steht dieser Hinweis: „Status changes are reflected in the booking and its linked booking request.“

Stornierungsbestätigung: Wenn Sie auf Cancel Booking klicken, öffnet sich ein Fenster: „Are you sure you want to cancel this booking?“ Darunter steht „This will change the booking's status to Cancelled and update its linked booking request as well.“ Never mind schließt das Fenster, Yes, Cancel führt die Stornierung aus.

Wenn sich der Status ändert, wird auch das verknüpfte Gastangebot aktualisiert: Confirmed, Completed und No-show setzen das Angebot auf „CONFIRMED“, Cancelled setzt es auf „CANCELLED“. Das sehen Sie ganz unten auf der Seite im Feld Booking request.

Informationskarten#

Das Verpflegungsabzeichen kann eines der folgenden sein: Room Only, Bed & Breakfast, Half Board, Full Board, All Inclusive, Ultra All Inclusive. Das ist die wichtigste Information für Ihre Küchen- und Frühstücksplanung. Hat der Gast nichts gewählt, verwendet das System einen der gültigen Preispläne des Unterkunftstyps; gibt es mehrere, bevorzugt es Room Only.

Wie wird der Betrag berechnet? Der Gesamtbetrag ist die Summe der Nachtpreise des für die jeweilige Nacht geltenden Preisplans über alle Nächte des Aufenthalts. Der Preis gilt pro Unterkunftseinheit; die Zahl der Erwachsenen oder Kinder ändert den Betrag nicht und wird nur als Angabe gespeichert. Zu den Preisplänen siehe Unterkunftstypen.

Den Unterkunftstyp ändern#

Im Bereich Room Type sehen Sie den aktuellen Typ, den Current total und eine Dropdown-Liste. Die Liste zeigt die aktiven Unterkunftstypen in der Reihenfolge, die Sie auf der Seite Room Types festgelegt haben. Jede Zeile zeigt Typname, Kapazität und die Anzahl Inventory: (z. B. Bungalow — 4 guests — Inventory: 6).

1. Wählen Sie den neuen Typ aus der Liste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Change Room Type.

Das System prüft Folgendes. Schlägt eine Prüfung fehl, wird die Änderung nicht übernommen:

• Der gewählte Typ muss existieren und aktiv sein.
• Die Gästezahl der Buchung darf die Kapazität des neuen Typs nicht überschreiten (z. B. „This room type has a capacity of at most 4 guests.“).
• Der neue Typ muss an den Daten der Buchung verfügbar sein (z. B. „Bungalow is not available for the selected dates.“).
• Für den neuen Typ muss an diesen Daten ein verifizierter Preis vorliegen.

Bei Erfolg wird der Gesamtbetrag mit dem Preis des neuen Typs neu berechnet, der verknüpfte Angebotsdatensatz wird aktualisiert, und die aktuelle Zuweisung der physischen Einheit wird entfernt. Die Notiz unter dem Bereich erinnert Sie: „Changing the room type removes the current physical room assignment. You can then select a physical unit for the new room type from the section below.“

Die Buchungsquelle ändern#

Unter dem Bereich für den Unterkunftstyp befindet sich das Feld Booking Source. Es zeigt den aktuellen Kanal der Buchung als farbiges Abzeichen (z. B. Direct / Web) und darunter den Text „Update which channel this booking came from.“

1. Wählen Sie in der Auswahlliste den richtigen Kanal (Booking.com, Airbnb, Expedia, Phone, Direct / Web, Other).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Update.

Die Seite wird neu geladen, und das Abzeichen zeigt den neuen Kanal. Die Änderung erscheint sofort in der Spalte Source der Listenseite und im Bereich Channel Breakdown der Seite Finanzen.

• Die Quelle kann jederzeit geändert werden, unabhängig vom Status der Buchung (auch bei stornierten oder abgeschlossenen Datensätzen).
• Eine Änderung der Quelle wirkt sich nicht auf Betrag, Verfügbarkeit, Einheitenzuweisung oder Zahlungen aus.
• Wenn Sie denselben Kanal erneut wählen und auf Update klicken, ändert sich nichts.

Hat ein Gast zum Beispiel eine Anfrage im Chat hinterlassen, Sie aber eigentlich über Ihr Booking.com-Inserat gefunden, können Sie den Kanal als Booking.com markieren.

Eine physische Einheit zuweisen#

Hat die Buchung einen Unterkunftstyp (z. B. „Bungalow“), entscheiden Sie in diesem Bereich, in welcher physischen Einheit (z. B. „Bungalow 3“) der Gast wohnen wird.

Der Bereich zeigt:

• Unter Physical unit die Nummer der zugewiesenen Einheit oder Not assigned yet.
• Rechts Available for these dates mit „N units“ daneben.
• Eine Dropdown-Liste: Die erste Option ist No physical unit selected, gefolgt von den verfügbaren Einheiten (Number — Active, bei Vorhandensein auch mit der Notiz der Einheit). Eine bereits zugewiesene Einheit bleibt als Current assignment in der Liste.
• Eine Schaltfläche Assign Unit.

Schritte:

1. Wählen Sie die Einheit aus der Dropdown-Liste.
2. Klicken Sie auf Assign Unit.

Um die Zuweisung aufzuheben, wählen Sie No physical unit selected und klicken auf Assign Unit.

Das System prüft Folgendes:

• Die Einheit muss zu diesem Unterkunftstyp gehören und Active sein. Einheiten im Status Cleaning, Maintenance oder Out of service erscheinen nicht in der Liste.
• Die Einheit darf an diesen Daten nicht bereits einer anderen Buchung im Status Pending oder Confirmed zugewiesen sein. Andernfalls erhalten Sie den Fehler „Unit {number} is assigned to another booking on these dates.“

Unter dem Bereich können Warnungen erscheinen:

• No physical unit has been defined for this room type yet… Legen Sie zuerst auf der Seite Unterkunftstypen Einheiten an.
• There is no active, available physical unit for this booking's dates.

Die Zuweisung einer Einheit ist nicht zwingend; auch eine Buchung ohne Einheit kann bestätigt werden. Wenn aber in Ihrem Camp oder Hotel die Information „welches Zelt“ wichtig ist, sollten Sie die Zuweisung vor dem Anreisetag vornehmen. Die Zuweisung wird auch im Kalender angezeigt.

Zahlungen erfassen#

Der Bereich Payment Information (darüber Payments & Finance) zeigt den Geldstatus der Buchung. Das System zieht selbst kein Geld ein und sendet Gästen keine Zahlungslinks. Es ist das Hauptbuch, in dem Sie erhaltenes, erwartetes oder zurückerstattetes Geld erfassen.

Oben stehen Booking total: und drei Karten:

Darunter stehen zwei Schaltflächen: + Add Payment und ↩ Refund.

So erfassen Sie eine Zahlung:

1. Wählen Sie + Add Payment (aktiv, wenn ein Restbetrag besteht).
2. Füllen Sie die Felder im Formular Add New Payment aus (siehe Tabelle).
3. Wählen Sie im Feld Status den aktuellen Stand des Geldes (siehe Abschnitt Zahlungsstatus unten).
4. Klicken Sie auf Save Payment.

So erfassen Sie eine Rückerstattung:

1. Wählen Sie ↩ Refund (aktiv, wenn ein Netto-Eingang besteht).
2. Füllen Sie die Felder im Formular Refund Transaction aus.
3. Prüfen Sie das Feld Status. Bei einer Rückerstattung ist der Standard Manual Refund Required; wenn Sie die Rückerstattung bereits geleistet haben, wählen Sie Refunded.
4. Klicken Sie auf Save Refund.

Zahlungsstatus

Jeder Zahlungseintrag hat einen Status. Der Status zeigt, ob das Geld tatsächlich den Besitzer gewechselt hat. Die Liste Status bietet je nach gewählter Transaktionsart diese Optionen:

Nur Einträge mit dem Status Completed (Zahlung) und Refunded (Rückerstattung) wirken sich auf die Karten Net Collected und Remaining sowie auf die Seite Finanzen aus. Die übrigen Status dienen nur der Nachverfolgung: wer Ihnen noch eine Zahlung schuldet und welche Rückerstattung noch nicht geleistet wurde — das sehen Sie in Payment History.

Einen ausstehenden Eintrag abschließen

Unter Einträgen mit dem Status Pending, Payment Link Sent, Reconciliation Pending oder Manual Refund Required erscheinen in der Liste Payment History zwei kleine Schaltflächen:

• ✓ Mark as Completed: Das Geld ist eingegangen (oder die Rückerstattung wurde geleistet). Der Eintrag wird Completed (bei einer Rückerstattung Refunded) und fließt in den Saldo ein. Das Datum des Eintrags wird auf den Moment gesetzt, in dem Sie diese Schaltfläche drücken, sodass die Karten Today / This Week / This Month auf der Seite Finanzen den Tag zeigen, an dem das Geld tatsächlich eingegangen ist.
• Cancel: Die Zahlung wird nicht eingehen oder die Rückerstattung wird nicht geleistet. Der Eintrag wird Cancelled und fließt nie in den Saldo ein.

Ist die Aktion erfolgreich, wird die Seite neu geladen. Bei Einträgen mit dem Status Completed, Refunded oder Cancelled erscheinen diese Schaltflächen nicht; diese Status können im Panel nicht rückgängig gemacht werden.

Bei Mark as Completed wird der Saldo erneut geprüft. Wurden inzwischen andere Zahlungen eingetragen und würde der Eintrag den Saldo überschreiten, wird die Aktion mit einer dieser Fehlermeldungen abgelehnt: „Bu rezervasyonda kalan tutar {amount} {currency}. Bu kayıt tahsil edilmiş olarak işaretlenemez.“ (der Restbetrag reicht nicht aus, um diesen Eintrag als eingenommen zu markieren) oder „İade edilebilir tutar {amount} {currency}. Bu kayıt iade edilmiş olarak işaretlenemez.“ (der erstattbare Betrag reicht nicht aus, um diesen Eintrag als erstattet zu markieren). Diese Servermeldungen sind unabhängig von der Panelsprache auf Türkisch. Schlägt die Aktualisierung aus einem anderen Grund fehl, steht dort „Could not update the status.“

Regeln und Fehlermeldungen

• Bei ungültigem Betrag: „Enter a valid payment amount.“ / „Enter a valid refund amount.“
• Eine Zahlung darf den Betrag Remaining nicht überschreiten: „You can collect at most {amount}.“ Diese Grenze gilt unabhängig vom gewählten Status; auch einen Zahlungslink-Betrag, der höher als der Restbetrag ist, können Sie nicht eintragen. Ist vollständig bezahlt, ersetzt „The full amount for this booking has been collected.“ das Formular.
• Eine Rückerstattung darf Net Collected nicht überschreiten: „You can refund at most {amount}.“ Gibt es keine abgeschlossene Zahlung, steht dort „There is no payment available to refund.“
• Schlägt das Speichern fehl: „Could not save the payment.“ / „Could not save the refund.“

Nach erfolgreichem Speichern wird die Seite neu geladen. Ganz unten steht die Liste Payment History; der neueste Eintrag steht oben. Jede Zeile zeigt:

• Die Methode und Payment oder Refund (z. B. „Bank Transfer · Payment“)
• Ein farbiges Status-Abzeichen: Completed grün, Refunded rot, alle ausstehenden Status gelb, Cancelled grau
• Datum und Uhrzeit (bei ausstehenden Einträgen der Zeitpunkt der Eingabe, bei abgeschlossenen der Zeitpunkt des Abschlusses) und gegebenenfalls die Notiz
• Rechts den Betrag: eine abgeschlossene Zahlung grün mit +, eine erstattete Rückerstattung rot mit -; der Betrag noch nicht abgeschlossener Einträge wird grau angezeigt

Gibt es noch keine Einträge, erscheint No payment records yet.

Das Ergebnis der Zahlungen fließt automatisch in die Seite Finanzen ein. Ändert sich der Gesamtbetrag einer Buchung durch einen Wechsel des Unterkunftstyps, wird Remaining entsprechend neu berechnet.

Die Felder Note und Booking request#

• Note: Erscheint, wenn die Buchung eine Notiz hat (das KI-Label und die Notiz des Gastes werden hier gelesen). Bei manuell eingetragenen Buchungen erscheint hier der Text, den Sie im Formularfeld Note (optional) geschrieben haben.
• Booking request: Zeigt Status:, Request date: und Expires at: des Angebots, aus dem die Buchung stammt. Der Status wird hier als englischer Code wie PENDING, CONFIRMED, EXPIRED oder CANCELLED angegeben. Das Ablaufdatum ist das Ende der 15-minütigen Gültigkeit des Angebots und ist nach Anlage der Buchung nur noch informativ. Manuell eingetragene Buchungen haben kein Angebot, daher erscheint dieses Feld bei ihnen nicht.

Beispielszenario: ein Camp mit 12 Zelten#

Eine Anfrage aus dem Chat#

Ihr Camp hat 12 Einheiten des Typs „Glamping Tent“ zu 1.500 TRY pro Nacht. Ein Gast, Elif, wählt den 14.–17. August für 2 Erwachsene und 1 Kind, wählt Bed & Breakfast und bestätigt das Angebot im Chat.

1. Eine neue Zeile mit dem Abzeichen Pending erscheint: Der Betrag beträgt 4.500 TRY (3 Nächte × 1.500). Am Glockensymbol erscheint eine Benachrichtigung.
2. Sie rufen Elif an und bestätigen. Sie nehmen 1.000 TRY Anzahlung in bar entgegen. + Add Payment → Amount 1000, Cash, Status Completed (Standard), Note „Deposit“ → Save Payment. Net Collected beträgt nun 1.000 und Remaining 3.500 TRY.
3. Im Bereich Physical unit weisen Sie „Tent 7“ zu.
4. Sie klicken auf Confirm Booking. Der Status wird Confirmed; der Zähler dieses Monats zeigt 1 / 10 (im Tarif Basic).
5. Elif reist an und zahlt die restlichen 3.500 TRY per Karte: Sie tragen 3.500 mit der Methode Card ein. Remaining wird 0, und „The full amount for this booking has been collected.“ ersetzt das Formular.
6. Nach dem Check-out klicken Sie auf Mark Stay Completed.

In der Liste steht in der Spalte Source dieser Buchung Direct / Web.

Eine Buchung von Booking.com#

Für dasselbe Camp geht eine Booking.com-Buchung ein: Murat, 20.–22. August, 2 Gäste, Glamping Tent, Room Only. Booking.com sendet diese Buchung nicht von selbst ins Panel; Sie tragen sie ein.

1. Bookings → + New Booking.
2. Full Name Murat Yılmaz, Phone +905321112233. Wenn Sie die von Booking.com übermittelte E-Mail-Adresse nicht eingeben möchten, lassen Sie Email (optional) leer (ist es ausgefüllt, erhält der Gast eine türkische E-Mail „Anfrage eingegangen“).
3. Room Type Glamping Tent, Check-in Date 20.08, Check-out Date 22.08, Number of Guests 2, Board Basis Room Only, Booking Source Booking.com, Note „Booking.com Res.-Nr. 1234567890“.
4. Create Booking. Die Detailseite der neuen Buchung öffnet sich: Pending, Betrag 3.000 TRY (2 × 1.500), Quellen-Abzeichen Booking.com.
5. Sie senden dem Gast per SMS einen Zahlungslink Ihrer eigenen Bank. + Add Payment → Amount 3000, Online, Status Payment Link Sent → Save Payment. In Payment History erscheint eine Zeile mit gelbem Abzeichen Payment Link Sent; Remaining beträgt weiterhin 3.000 TRY.
6. Sie klicken auf Confirm Booking.
7. Am nächsten Tag geht die Zahlung auf Ihrem Konto ein. Sie klicken in dieser Zeile auf ✓ Mark as Completed. Das Abzeichen wird Completed, Remaining sinkt auf 0, und der Betrag erscheint in Finanzen als Aktivität dieses Tages.

Wenn Sie am Monatsende den Filter Channel auf Booking.com setzen und auf Filter klicken, zeigen die Übersichtskarten nur Anzahl und Umsatz der Booking.com-Buchungen.

Tipps und häufige Fehler#

• Lassen Sie ausstehende Anfragen nicht liegen. Eine Anfrage im Status Pending blockiert die Verfügbarkeit; eine Anfrage, der Sie nicht nachgehen, kann verhindern, dass ein anderer Gast dieses Zelt bekommt. Stornieren Sie jede Anfrage, die Sie nicht bestätigen können.
• Rufen Sie an, bevor Sie bestätigen. Mira nimmt keine Zahlung entgegen und schließt nichts verbindlich ab; dem Gast wird auch gesagt, dass Sie anrufen werden.
• Das Kontingent zählt „bestätigte“ Buchungen. Viele Anfragen im Status Pending verbrauchen Ihr Kontingent nicht. Das Kontingent füllt sich, wenn Sie bestätigen. Wenn Sie einen beendeten Aufenthalt als Completed markieren, fällt er aus dem Zähler heraus.
• Eine stornierte Buchung verschwindet vollständig aus dem Bericht Finanzen (einschließlich ihrer Zahlungen und Rückerstattungen). Wenn Sie eine Anzahlung einbehalten, statt sie zurückzuerstatten, erscheint dieses Geld nicht im Bericht; führen Sie dazu eine eigene Notiz in Ihren Unterlagen.
• Auch für eine stornierte Buchung kann ein Zahlungseintrag erfasst werden. Das Panel verhindert es nicht, aber diese Zahlungen sind in den Summen von Finanzen nicht enthalten.
• Completed, No-show und Cancelled können nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie zuerst mit dem Gast.
• Daten werden im Format TT.MM.JJJJ angezeigt, auch wenn das Panel auf Englisch eingestellt ist.
• Weisen Sie die Einheit nach einem Wechsel des Unterkunftstyps neu zu. Die Zuweisung wird entfernt.
• Wenn die Telefonnummer eines Gastes falsch aussieht, prüfen Sie den Chat mit View Conversation. Nummern aus dem Chat werden im internationalen Format (+90…) gespeichert, manuell eingetragene so, wie Sie sie eingegeben haben.
• Gästedaten können später nicht bearbeitet werden. Name, Telefon und E-Mail stammen entweder aus dem Chat-Formular des Gastes oder aus Ihrem Formular + New Booking. Sobald der Datensatz existiert, gibt es im Panel kein Feld zum Bearbeiten der Gästedaten; tippen Sie bei der manuellen Eingabe sorgfältig.
• Achten Sie bei der manuellen Eingabe auf die Verpflegungsart. Das Formular steht standardmäßig auf Room Only. Ist für Ihren Unterkunftstyp nur ein Preis für Bed & Breakfast definiert, kann die Buchung ohne Änderung der Verpflegungsart nicht angelegt werden.
• Klicken Sie nur einmal auf Create Booking. Die Schaltfläche wird während des Absendens nicht gesperrt; klicken Sie zweimal, können für denselben Gast zwei Buchungen entstehen (wenn eine Einheit frei ist). Stornieren Sie in diesem Fall die überzählige mit Cancel Booking.
• Prüfen Sie beim Erfassen einer Rückerstattung den Status. Im Formular ↩ Refund steht der Status standardmäßig auf Manual Refund Required, und ein solcher Eintrag verringert Net Collected nicht. Wenn Sie die Rückerstattung bereits geleistet haben, wählen Sie Refunded oder schließen Sie den Eintrag später mit ✓ Mark as Completed ab.
• Schließen Sie ausstehende Zahlungen regelmäßig ab. Einträge, die als Payment Link Sent oder Reconciliation Pending stehen bleiben, gelten nicht als eingenommen; Remaining wirkt weiterhin hoch.
• Lesen Sie die Übersichtskarten bei aktivem Kanalfilter nicht falsch. Bei aktivem Filter zählen die Karten nur diesen Kanal.

Wie eine Buchung im Kalender aussieht, erfahren Sie auf der Seite Kalender, und wie Mira den Chat führt, auf der Seite So funktioniert Mira.