Finanzen

Der Tab Finance (Finanzen) ist der Übersichtsbericht, der zeigt, wie viel Sie mit Ihren Reservierungen verdient haben, wie viel davon Sie eingenommen haben und wie viel noch aussteht. Auf dieser Seite geben Sie keine Daten ein; alle Zahlen werden automatisch aus den Zahlungen und Rückerstattungen berechnet, die Sie im Bereich Payment Information jeder Buchung erfassen.

Was auf dem Bildschirm zu sehen ist#

Wenn Sie im Menü Finance öffnen, lautet der Titel Finance Report, darunter steht „Track reservation, payment, and refund activity from one screen.“ Die Seite hat keinen Filter, keine Zeitraumauswahl und keine Export-Schaltfläche (Excel/PDF). Die Zahlen werden immer über alle bisherigen Datensätze berechnet; nur gesonderte Karten zeigen bestimmte Zeiträume.

Von oben nach unten, in dieser Reihenfolge:

1. Vier Hauptkarten (Umsatz, Netto-Einnahmen, offener Saldo, Rückerstattungen)
2. Drei Zeitraumkarten (Today, This Week, This Month)
3. Die Aufschlüsselung Payment Methods
4. Das Diagramm Last 14 Days
5. Channel Breakdown (nur wenn es mindestens eine aktive Buchung gibt)
6. Die Liste Recent Payment Activity

Welche Buchungen sind im Bericht enthalten?#

Der gesamte Bericht berücksichtigt nicht stornierte Buchungen. Das heißt: Buchungen mit den Status Pending, Confirmed, Completed und No-show sind enthalten. Buchungen mit dem Status Cancelled fallen vollständig aus dem Bericht heraus, ebenso ihre Zahlungs- und Rückerstattungseinträge.

Gezählt werden nur Zahlungen mit dem Status Completed und Rückerstattungen mit dem Status Refunded. Einträge, die Sie auf der Buchungsseite mit dem Status Payment Link Sent, Reconciliation Pending, Pending, Manual Refund Required oder Cancelled gespeichert haben, erscheinen in Finanzen nirgends: nicht auf den Karten, nicht im Diagramm und nicht in der Liste Recent Payment Activity. Diese Einträge fließen in dem Moment in den Bericht ein, in dem sie auf der Buchungsseite mit ✓ Mark as Completed abgeschlossen werden. Details finden Sie unten im Abschnitt Zusammenhang mit den Zahlungsstatus.

Hauptkarten#

Kartenfarben: Der Umsatz ist in Gelbtönen gehalten, die Netto-Einnahmen in Grün, der offene Saldo und die Rückerstattungen in Rot. Rot bedeutet nicht „schlecht“; es hebt lediglich die Posten hervor, die Aufmerksamkeit brauchen.

Die Beträge auf den Karten werden mit der Standardwährung formatiert, die Sie in Ihren Unternehmensdaten gewählt haben (z. B. ₺4.500,00 oder €4.500,00). Der Bericht ist für eine einzige Währung ausgelegt; wenn Sie Datensätze in verschiedenen Währungen führen, werden die Beträge ohne Umrechnung addiert. Die Währung legen Sie auf der Seite Unternehmensdaten fest.

Zeitraumkarten#

Drei Karten zeigen die erfasste Netto-Zahlungsaktivität in einem bestimmten Zeitraum. Unter jeder steht Net payment activity.

Die Berechnung: In diesem Zeitraum erfasste Zahlungen werden addiert und Rückerstattungen abgezogen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erfasst wurde, nicht das Aufenthaltsdatum des Gastes. Eine Anzahlung, die Sie heute für einen künftigen Aufenthalt entgegennehmen, erscheint daher auf der Karte Today.

Bei Einträgen, die Sie zunächst mit einem ausstehenden Status (z. B. Payment Link Sent) eingetragen und später mit ✓ Mark as Completed abgeschlossen haben, gilt als Datum der Moment, in dem Sie sie als abgeschlossen markiert haben. Wenn Sie zum Beispiel am Montag einen Zahlungslink senden und ihn am Mittwoch als abgeschlossen markieren, zählt der Betrag als Aktivität vom Mittwoch.

Übersteigen die Rückerstattungen die Zahlungen, kann eine Karte einen negativen (Minus-)Wert zeigen.

Payment Methods#

Die Karte Payment Methods („Net collection / refund breakdown“) zeigt den Nettobetrag für jede der fünf Methoden:

• Cash
• Card
• Bank Transfer
• Online
• Other

Der Betrag neben jeder Methode sind die mit dieser Methode entgegengenommenen Zahlungen minus die mit dieser Methode geleisteten Rückerstattungen. Der Balken darunter ist proportional zur höchsten Methode; die Balken dienen dem Vergleich der Methoden untereinander und zeigen keinen Prozentsatz. Wie viel Bargeld in Ihrer Kasse sein sollte, sehen Sie in der Zeile Cash.

Last 14 Days#

Die Karte Last 14 Days („Daily net payment activity“) zeichnet für jeden der letzten 14 Tage, einschließlich heute, einen Balken. Die Höhe des Balkens ist proportional zur Netto-Aktivität dieses Tages (Zahlungen minus Rückerstattungen). Wenn Sie mit der Maus über einen Balken fahren, sehen Sie den genauen Betrag. Darunter stehen Tag und Monat (z. B. 14.08).

• Tage ohne Aktivität erscheinen als sehr kurzer Strich.
• Ein Tag mit negativer Netto-Aktivität (Rückerstattungen übersteigen Zahlungen) wird ebenfalls als Balken gezeichnet. Die Richtung des Balkens wird nicht unterschieden; fahren Sie mit der Maus darüber, um den Betrag zu sehen.

Channel Breakdown#

Die Karte Channel Breakdown („Revenue and count breakdown by the channel bookings came from“) zeigt, wie viel Geschäft Ihnen jeder Kanal bringt. Der Kanal (die Quelle) jeder Buchung wird beim Anlegen der Buchung festgelegt: Buchungen aus Miras Chat werden zu Direct / Web, manuell eingetragene erhalten den Kanal, den Sie im Formular gewählt haben. Sie können den Kanal später im Bereich Booking Source der Buchungsdetails ändern. Details finden Sie auf der Seite Buchungen.

Jede Zeile zeigt:

• Den Kanalnamen (Booking.com, Airbnb, Expedia, Phone, Direct / Web oder Other), gefolgt von einem grauen „· N bookings“
• Rechts den Gesamtbetrag der Buchungen dieses Kanals
• Darunter einen Balken im Verhältnis zum Kanal mit dem höchsten Umsatz

Berechnungsregeln:

• Gezählt werden alle nicht stornierten Buchungen (Pending, Confirmed, Completed, No-show). Stornierungen sind nicht enthalten.
• Der Betrag ist der Gesamtwert der Buchungen (dieselbe Logik wie bei der Karte Reservation Revenue); es ist kein eingenommenes Geld. Die Zeile eines Kanals enthält also auch Buchungen, deren Zahlung noch nicht eingegangen ist.
• Kanäle ohne Buchungen erscheinen nicht in der Liste. Gibt es überhaupt keine aktiven Buchungen, erscheint die Karte selbst nicht.
• Die Kanäle werden immer in derselben Reihenfolge aufgeführt (der oben genannten); sie werden nicht nach Umsatz sortiert.
• Sie umfasst den gesamten Zeitraum; ein Datumsbereich kann nicht gewählt werden.

Die Summe aller Zeilen entspricht dem Betrag auf der Karte Reservation Revenue.

Recent Payment Activity#

Recent Payment Activity („Most recently completed payments and refunds“) listet die letzten 12 Transaktionen auf. Jede Zeile zeigt:

• Payment oder Refund und daneben die Bezeichnung der Zahlungsmethode (z. B. Cash)
• Die Buchungsnummer (z. B. BK-7KX3MA)
• Datum und Uhrzeit sowie die Notiz der Zahlung, falls vorhanden
• Rechts den Betrag: Zahlungen grün mit +, Rückerstattungen rot mit -

In dieser Liste erscheinen nur Zahlungen mit Completed und Rückerstattungen mit Refunded; ausstehende oder stornierte Zahlungseinträge werden hier nicht angezeigt. Gibt es überhaupt keine Aktivität, steht dort No payment activity yet. Aus der Liste können Sie nicht direkt zur Buchung springen; notieren Sie sich die Nummer und öffnen Sie die Buchung über die Seite Buchungen.

Zusammenhang mit den Zahlungsstatus#

Jeder Zahlungseintrag hat einen Typ, eine Methode und einen Status:

Welche Status in Finanzen einfließen:

Es gibt keine eigene Karte mit der Summe der ausstehenden Einträge. Die Antwort auf die Frage „Von wem erwarte ich eine Zahlung, und welche Rückerstattung habe ich noch nicht geleistet?“ finden Sie an den gelben Abzeichen in der Liste Payment History jeder Buchung.

Die Karten Net Collected und Remaining auf einer Buchungsseite und die Seite Finance rechnen mit derselben Logik. Für eine einzelne Buchung sind es die Zahlen dieser Buchung; auf Finance sind es die Summen über alle Buchungen.

Beispielszenario: ein Camp und ein Wohnwagenpark in einem Monat#

Sie haben in einem Monat drei Buchungen:

Die Seite Finance zeigt:

• Reservation Revenue: 4,500 + 6,000 = 10,500 (C ist nicht enthalten, da storniert)
• Net Collected: (4,500 + 2,000) − 500 = 6,000 (die 1,000 von C sind nicht enthalten)
• Remaining Balance: 10,500 − 6,000 = 4,500
• Total Refunds: 500

Wenn Sie in diesem Beispiel die Anzahlung von C selbst einbehalten haben, steht diese 1,000 TRY nicht im Bericht; denken Sie daran, sie in Ihren eigenen Unterlagen zu ergänzen.

Angenommen, A kam aus dem Chat (Direct / Web) und B per Telefon (Phone). Die Channel Breakdown sieht dann so aus:

• Phone · 1 bookings — 6,000
• Direct / Web · 1 bookings — 4,500

C ist storniert und erscheint daher auch nicht in der Kanalaufschlüsselung.

Angenommen, Sie fordern einen Teil der restlichen 4,500 TRY von B mit einem Zahlungslink über 1,500 TRY an und erfassen ihn mit dem Status Payment Link Sent. Bis der Gast zahlt, ändert sich keine Karte: Net Collected bleibt bei 6,000 und Remaining Balance bei 4,500. Wenn die Zahlung eingeht, schließen Sie den Eintrag mit ✓ Mark as Completed ab; Net Collected steigt auf 7,500, Remaining Balance sinkt auf 3,000, und die 1,500 TRY erscheinen auf der Karte Today dieses Tages.

Tipps und häufige Fehler#

• Vergessen Sie nicht, Zahlungen einzutragen. Finance kennt nur die Zahlungen, die Sie erfassen. Wenn Sie erhaltenes Bargeld nicht bei der Buchung eintragen, bleibt Remaining Balance hoch.
• Vergessen Sie nicht, ausstehende Zahlungen abzuschließen. Eine Zahlung, die Sie als Payment Link Sent oder Reconciliation Pending belassen haben, erscheint nicht in Finanzen, auch wenn das Geld bereits auf Ihrem Konto ist. Wenn das Geld eingeht, klicken Sie auf der Buchungsseite auf ✓ Mark as Completed.
• Channel Breakdown zeigt Verkäufe, nicht Einnahmen. Der Betrag in der Zeile eines Kanals ist der Gesamtwert der Buchungen aus diesem Kanal; er zeigt nicht, wie viel von diesem Geld eingegangen ist.
• Tragen Sie auch OTA-Buchungen ein. Buchungen von Booking.com, Airbnb und Expedia gelangen nicht von selbst ins Panel. Damit Channel Breakdown die Realität abbildet, tragen Sie sie über Bookings → + New Booking mit dem richtigen Kanal ein.
• Korrigieren Sie einen falschen Eintrag mit einer Gegenbuchung. Eine gespeicherte Zahlung kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden. Erfassen Sie bei einer falschen Zahlung eine Refund über denselben Betrag mit dem Status Refunded und schreiben Sie den Grund in die Notiz. Beachten Sie, dass dadurch auch die Karte Total Refunds steigt. Einen falschen Eintrag, der noch nicht Completed ist (noch aussteht), müssen Sie nur auf der Buchungsseite mit Cancel schließen; er fließt nie in den Bericht ein.
• Umsatz ist nicht dasselbe wie Bargeld. Reservation Revenue ist der Verkaufswert, Net Collected ist das Geld, das Sie tatsächlich erfasst haben. Die Differenz ist Remaining Balance.
• Ausstehende Anfragen sind im Saldo enthalten. Eine Anfrage, die Sie nicht bestätigt haben, erhöht Remaining Balance. Wenn Sie Anfragen stornieren, die Sie nicht bestätigen können, fallen sie aus dem Bericht heraus.
• Die Zeitraumkarten richten sich nach dem Zahlungsdatum. Eine Anzahlung, die Sie im Mai für einen Aufenthalt im Juni entgegennehmen, erscheint auf der Karte This Month des Mai, nicht im Monat des Aufenthalts.
• Die Woche beginnt am Montag. Die Karte This Week addiert ab Montag, auch wenn Sie sie an einem Sonntag ansehen.
• Es gibt keinen Export. Wenn Sie Ihrem Steuerberater Zahlen geben müssen, machen Sie einen Screenshot der Seite oder nutzen Sie die Listen Payment History in den Buchungsdetails.

Zu Buchungs- und Zahlungseinträgen siehe die Seite Buchungen, zu den Tarifgrenzen die Seite Konto und Tarife.