Gespräche (Conversations)

Die Seite Conversations ist das Protokoll jedes Austauschs zwischen Gästen und Mira über Ihr Web-Chat-Widget. Sie sehen an einer Stelle, wer wann geschrieben hat, was Mira geantwortet hat und ob aus einem Gespräch eine Buchung geworden ist. Diese Seite ist ein Protokoll- und Nachverfolgungsbildschirm, kein Posteingang: Die Gäste sprechen an Ihrer Stelle mit Mira, und Sie beobachten hier, was gesagt wird, und übernehmen bei Bedarf, indem Sie den Gast telefonisch anrufen.

Öffnen Sie sie über den Eintrag Conversations im linken Menü.

Was auf dem Bildschirm zu sehen ist#

Die Seite besteht von oben nach unten aus diesen Bereichen:

1. Kopfbereich: die Bezeichnung CONVERSATION MANAGEMENT, der Titel Conversations und die Beschreibung "Manage conversations with your guests." Rechts befinden sich vier Elemente:
   • die Schaltfläche Refresh,
   • die Schaltfläche + New Conversation,
   • das Feld Total Conversations (die Anzahl der Gespräche, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen),
   • das Feld AI Conversations This Month ({used} / {limit}).
2. Warnfelder (bei Bedarf): die Warnung zum monatlichen Kontingent und der Hinweis zum Verlaufslimit im Basic-Tarif.
3. Karte für Suche und Filter: das Suchfeld, die Schaltflächen All / Open, die Datumsoptionen und der benutzerdefinierte Zeitraum.
4. Gesprächsliste: auf dem Desktop eine Tabelle mit den Spalten Guest, Language, Status, Last Message und Time; auf dem Smartphone ist jedes Gespräch eine eigene Karte.
5. Seitennavigation: unterhalb der Liste.
6. Fußzeile: links "Airoomier • Real PostgreSQL data", rechts die Gesamtzahl der Gespräche.

Gibt es keine Gespräche, sehen Sie die Überschrift No conversations yet und eine Beschreibung, dass Gespräche hier erscheinen, sobald über das Web-Widget eine neue Nachricht eingeht. Gespräche werden automatisch angelegt: Wenn ein Gast den Chat des Widgets öffnet und Mira seine erste Nachricht schreibt, beginnt ein neues Gespräch (Installing the Widget on Your Site).

Schritt für Schritt: Ihre Gespräche verfolgen#

Beispielszenario: Sie besitzen das "Deniz Park Hotel", ein Hotel mit 30 Zimmern. Sie setzen sich mit Ihrem Morgenkaffee hin und möchten sehen, wer seit gestern Abend geschrieben hat.

1. Gehen Sie im linken Menü zu Conversations.
2. Beim Öffnen der Seite werden die Gespräche aufgelistet, wobei das mit der jüngsten Nachricht ganz oben steht. Klicken Sie auf Refresh, um neue Nachrichten zu sehen. Die Schaltfläche lädt nicht die ganze Seite neu, sondern aktualisiert nur die Liste; Ihre gewählten Filter und Ihre Seitenposition bleiben also erhalten. Die Liste aktualisiert sich nicht von selbst live, nutzen Sie daher die Schaltfläche Refresh.
3. Achten Sie auf die Abzeichen in der Spalte Status: Booking Pending und Awaiting Reply kennzeichnen Gespräche, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen könnten (die Bedeutung jedes Abzeichens steht weiter unten).
4. Klicken Sie auf eine Zeile, um das Gespräch zu öffnen und die Nachrichten von Anfang bis Ende zu lesen.
5. Wenn der Gast eine Buchung abgebrochen hat oder eine Frage unbeantwortet blieb, rufen Sie den Gast unter der Telefonnummer an, die auf der Gesprächsseite steht.

Listenspalten und Abzeichen#

Guest#

Ein rundes Symbol zeigt den ersten Buchstaben des Namens, daneben steht der Name des Gastes und darunter die Telefonnummer. Ist kein Telefon vorhanden, steht dort No phone. Ein Gast aus dem Widget wird zunächst als Web Guest gespeichert; der Datensatz wird aktualisiert, wenn der Gast seinen Namen und seine Telefonnummer mitteilt (zum Beispiel wenn für die Anzeige von Preisen eine Telefonnummer verlangt wird oder während der Erstellung einer Buchungsanfrage). Ob eine Telefonnummer verlangt wird, schalten Sie in den Einstellungen des Widgets ein oder aus.

Hat der Gast Anfragen, die aus diesem Gespräch entstanden sind, erscheint unter dem Namen eine bernsteinfarbene Zeile Subject:. Dies ist kein Feld, das Sie von Hand ausfüllen; sie besteht aus den tatsächlichen Anfragesätzen, die der Gast in Guest Requests geschrieben hat (zum Beispiel "my shower is broken", "the tap in my room is not working"). Es werden bis zu 3 Anfragen angezeigt, die neueste zuerst, getrennt durch " • ". Gibt es keine Anfragen, erscheint die Zeile gar nicht.

Language#

Der im Gesprächsdatensatz gespeicherte Sprachcode (zum Beispiel TR, EN). Es ist der Code, der beim Öffnen des Gesprächs erfasst wurde; er wird möglicherweise nicht aktualisiert, wenn der Gast im Chat die Sprache wechselt. Die Sprache, in der Mira dem Gast antwortet, wird separat bestimmt, und zwar anhand dessen, was der Gast schreibt, und der Sprache, die er im Widget wählt.

Status#

Jedes Gespräch zeigt ein einzelnes Abzeichen. Passt ein Gespräch zu mehreren Status, gilt der oberste in der folgenden Liste:

Auf dem Desktop zeigt die Spalte Last Message unter der ersten Zeile der Nachricht außerdem 🤖 Replied by AI oder ⏳ Awaiting reply an. Bleibt die letzte Nachricht eines Gastes 10 Minuten lang bei ⏳ Awaiting reply, werden eine Benachrichtigung und eine E-Mail gesendet (siehe Abschnitt „Benachrichtigungen“ unten).

Gespräche werden normalerweise als offen angelegt, und das System schließt Gespräche nicht von selbst. Deshalb sehen Sie das Abzeichen Closed im Alltag selten.

Last Message und Time#

Last Message ist der Text der jüngsten Nachricht im Gespräch (auf eine Zeile gekürzt). Gibt es keine Nachrichten, steht dort No messages yet. Time ist Datum und Uhrzeit der letzten Nachricht (im türkischen Zeitformat, Tag.Monat.Jahr und Stunde:Minute).

Suche und Filter#

Ihre Filtereinstellungen werden auch in die Adressleiste geschrieben, sodass Sie die Liste als Link speichern oder teilen können.

• Search: Geben Sie einen Gastnamen, eine Telefonnummer oder ein Wort aus einer Nachricht in das Feld ein und klicken Sie auf Search. Die Suche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung und durchsucht alle drei Stellen. Der Platzhaltertext des Feldes lautet "Search by guest name, phone, or message...".
• All / Open: Open zeigt nur Gespräche, deren Status offen ist. Da Gespräche normalerweise offen sind, liefern die beiden Optionen für die meisten Betriebe fast dasselbe Ergebnis.
• Datumsoptionen: All Dates, Today, Yesterday, Last 7 Days, Last 30 Days, This Month, Last Month, Last 6 Months. This Month und Last Month arbeiten nach Kalendermonat; Last 7 Days, Last 30 Days und Last 6 Months zählen ab heute rückwärts.
• Benutzerdefinierter Zeitraum: Füllen Sie die Datumsfelder Start und End aus und klicken Sie auf Apply. Der Endtag ist eingeschlossen. Es genügt, nur eines der beiden auszufüllen. Ein benutzerdefinierter Zeitraum hat Vorrang vor den voreingestellten Datumsoptionen.
• Anzeige aktiver Filter: Solange mindestens ein Filter eingeschaltet ist, erscheinen ein Abzeichen {n} filters active und ein Link Clear filters.

Datumsfilter arbeiten nach dem Beginn des Gesprächs (nicht nach dem Datum der letzten Nachricht) und werden in türkischer Zeit berechnet. Wenn ein Gespräch gestern begonnen hat und heute weitergeht, erscheint es unter dem Filter Yesterday.

Gibt es keine Ergebnisse, sehen Sie die Überschrift No results found und eine Beschreibung, dass kein Gespräch zu Ihrer Suche oder dem gewählten Filter passt.

Seitennavigation#

Die Liste ist vom neuesten zum ältesten Gespräch sortiert, mit 20 Gesprächen pro Seite. Unten steht eine Zusammenfassung wie Showing 1–20 / 134 sowie die Links ← Previous, Seitenzahlen und Next →. Ihre Suche und Ihre Filter bleiben beim Seitenwechsel erhalten.

Wenn Sie ein Gespräch öffnen#

Ein Klick auf eine Zeile in der Liste öffnet die Gesprächsseite. Zum Zurückgehen nutzen Sie oben den Link ← Back to Conversations. Ein Gespräch erreichen Sie auch von diesen Stellen aus: Recent Conversations und die Liste unvollständiger Buchungen im Dashboard, die Seite Bookings und die Details einer Buchung sowie die Seiten Guest Requests, Service Requests und Chat Quality (der Link View Conversation).

Die Seite besteht aus diesen Bereichen:

1. Gästekarte: der erste Buchstabe des Namens, der Name, das Telefon (No phone information, falls nicht vorhanden), ein Sprachabzeichen und ein Statusabzeichen (Open, Closed oder Archived). Hat der Gast Anfragen, die aus diesem Gespräch entstanden sind, erscheint unter der Karte eine Zeile Guest's requests (automatic): mit den Anfragesätzen (die neueste zuerst, bis zu 5).
2. Gesprächskarte: der Titel Conversation und ein Zähler {n} messages. Darunter sind die Nachrichten von der ältesten zur neuesten angeordnet:
   • Die Nachrichten des Gastes stehen links, mit dem Namen des Gastes.
   • Die Nachrichten von Mira stehen rechts, mit dem Label 🤖 Airoomier (bernsteinfarbener Hintergrund).
   • Die Nachrichten des Personals stehen rechts, mit dem Label 👤 Hotel Staff (grüner Hintergrund); Systemnachrichten tragen das Label System.
   • Unter jeder Nachricht stehen Datum und Uhrzeit.
   • Unter manchen Nachrichten von Mira erscheinen zusätzliche Markierungen (eine Zeile zu Kontaktoptionen, ein Konfidenzwert, Qualitätsabzeichen); siehe den Abschnitt Markierungen unter Nachrichten weiter unten.
   • Gibt es gar keine Nachrichten, steht dort No messages yet.
3. Nachrichtenfeld: ein Feld mit der Aufschrift Type a message... und eine Schaltfläche Send (siehe unten).
4. Warnung zur unvollständigen Buchung (falls vorhanden): ein bernsteinfarbenes Feld mit dem Titel Left without completing the reservation. Es erscheint, wenn dem Gast eine Buchung mit Unterkunftstyp, Zeitraum und Gesamtbetrag angeboten wurde, er ohne Bestätigung gegangen ist und das Angebot abgelaufen ist. Die Meldung nennt, um welches Zimmer, welche Daten und welchen Betrag es ging und wann das Angebot abgelaufen ist, und weist darauf hin, dass Sie den Gast unter der unten stehenden Telefonnummer als Erinnerung anrufen können.
5. Drei Infofelder: Guest, Phone und Language.

Markierungen unter Nachrichten#

Unter den Nachrichtenblasen von Mira sehen Sie neben dem Nachrichtentext möglicherweise drei Arten zusätzlicher Informationen:

• 📞 Contact options shown: Kann Mira eine Frage nicht mit verifizierten Informationen beantworten, bietet sie dem Gast im Chat-Widget eine Karte mit den Kontaktmöglichkeiten Ihres Betriebs an. Die Gesprächsseite zeigt diese Karte nicht an; stattdessen erscheint direkt unter dem Nachrichtentext diese kurze bernsteinfarbene Zeile. So wissen Sie, dass der Gast an dieser Stelle gebeten wurde, Sie direkt zu kontaktieren.
• Eine Zeile wie AI • Confidence: 87: der automatisch berechnete Konfidenzwert für die Antworten, die Mira frei formuliert (niedrigster Wert 5, höchster 100). Er erscheint in kleiner bernsteinfarbener Schrift direkt unter der Blase, rechts.
• Qualitätsabzeichen: kleine bernsteinfarbene Abzeichen unter dem Konfidenzwert, die zeigen, dass in der Antwort ein Problem erkannt wurde. Eine Antwort kann mehrere Abzeichen haben.

Konfidenzwert und Abzeichen werden nur für Antworten berechnet, die Mira selbst formuliert, sowie für Antworten der Art „Dazu habe ich keine verifizierten Informationen“. Sie erscheinen nicht bei vorgefertigten Antworten, die direkt aus Ihren Datensätzen erstellt werden, etwa Preisen oder Zimmerinformationen, und auch nicht bei älteren Nachrichten, die vor Einführung dieser Funktion geschrieben wurden. Eine Zusammenfassung und eine Liste aller markierten Antworten finden Sie auf der Seite Chat Quality.

Wofür das Nachrichtenfeld gedacht ist#

Dieses Feld ist kein Nachrichtenkanal für Mitarbeiter, um live mit dem Gast zu chatten. Die Nachricht, die Sie eingeben, wird wie eine Gastnachricht an die KI-Engine von Airoomier gesendet, und Miras Antwort wird dem Gespräch hinzugefügt (der Hinweis unter dem Feld sagt dasselbe). Sein Hauptzweck ist also, Mira auszuprobieren:

1. Klicken Sie auf der Seite Conversations auf + New Conversation. Es wird ein leeres Gespräch mit dem Namen Yeni Test Müşteri angelegt und Sie gelangen direkt auf die Gesprächsseite.
2. Geben Sie eine Gastfrage in das Feld Type a message... ein (zum Beispiel "Is there a pool?") und klicken Sie auf Send.
3. Miras Antwort wird der Nachrichtenliste hinzugefügt.

Verwenden Sie dieses Feld nicht im Gespräch eines echten Gastes: Der eingegebene Text wird im Gespräch als eigene Nachricht des Gastes gespeichert, und Mira beantwortet ihn.

Ist der KI-Dienst nicht erreichbar, geht Ihre Nachricht nicht verloren; sie wird als Nachricht von 👤 Hotel Staff gespeichert. Bei jedem Senden wird der Zeitpunkt der letzten Nachricht des Gesprächs aktualisiert und das Gespräch als Open markiert.

Gästedaten, Kanal und Sprache#

• Name: Bei Gesprächen aus dem Widget zunächst Web Guest. Teilt der Gast seinen Namen mit, wird der echte Name eingetragen. Datensätze ganz ohne Namen zeigen Unnamed Guest.
• Telefon: Wird gespeichert, wenn der Gast es mitteilt (wenn für die Preisanzeige ein Telefon verlangt wird oder während einer Buchungsanfrage). Es wird im internationalen Format gespeichert (zum Beispiel +905551234567). Wurde es nicht mitgeteilt, steht dort No phone / No phone information.
• Kanal: Gespräche kommen derzeit aus dem Web-Chat-Widget; im Panel gibt es keine eigene Spalte "Kanal".
• Sprache: Wie oben beschrieben, wird der Sprachcode aus dem Gesprächsdatensatz angezeigt. Die Panel-Sprache (TR/EN) und die Sprache, die Mira mit dem Gast verwendet, sind voneinander unabhängig; ein Wechsel der Panel-Sprache hat keinen Einfluss auf die Sprache, die der Gast sieht.

Zugehörige Anfragen und Buchungen#

• Bookings: Buchungsanfragen, die aus einem Gespräch entstehen, beeinflussen das Status-Abzeichen (Booking Pending, Booked). Für die Buchung selbst nutzen Sie die Seite Bookings; der dortige Link View Conversation führt Sie zu diesem Gespräch.
• Guest requests: Gibt ein Gast eine Anfrage wie "my shower is broken" an Mira weiter, wird sie als Guest Request angelegt; sie erscheint in der Zeile Subject: der Liste und in der Zeile Guest's requests (automatic): auf der Gesprächsseite. Setzen Sie eine Anfrage in Guest Requests auf Awaiting Guest und schreiben dem Gast eine Frage, erscheint die nächste Antwort des Gastes auf diese Frage im Gespräch als normale Gastnachricht, und Mira antwortet "We have received your reply and passed it on to our team, thank you."
• Service requests: Service Requests, die ein Gast über Mira sendet, sind ebenfalls über den Link View Conversation auf ihrer eigenen Seite mit diesem Gespräch verknüpft.

Benachrichtigungen#

Nicht für jedes neue Gespräch und jede neue Nachricht gibt es eine eigene Benachrichtigung; prüfen Sie die Liste also hin und wieder mit der Schaltfläche Refresh. Ist die letzte Nachricht eines Gastes seit 10 Minuten unbeantwortet (bei Gesprächen, die in den letzten 24 Stunden aktiv waren), erscheint in der Glocke die Benachrichtigung (guest name) is waiting for a reply (bei mehreren N conversations are waiting for a reply; nicht für Staff), und Personen, die Conversations awaiting a reply eingeschaltet haben, erhalten eine E-Mail; das geschieht einmal pro Gastnachricht (Konto und Tarife). Die andere gesprächsbezogene Benachrichtigung ist diese: Stößt Mira bei der Bearbeitung einer Gästeanfrage auf einen unerwarteten Fehler, erhalten Sie die Benachrichtigung AI assistant ran into a problem, eine E-Mail geht an die Teammitglieder, die System and account alerts eingeschaltet haben (standardmäßig nur der Benutzer mit Full access), und der Link in der Benachrichtigung führt Sie zur Seite Conversations. Dieselbe Benachrichtigung wird innerhalb von 24 Stunden nicht wiederholt. Der Benachrichtigungstext wird auf Türkisch gesendet.

Monatliches KI-Kontingent#

Das Feld AI Conversations This Month zeigt die Anzahl der Gespräche, die in diesem Kalendermonat mindestens eine Antwort von Mira erhalten haben. Schreibt ein Gast nur eine Nachricht und geht, ohne eine Antwort zu erhalten, wird er nicht gezählt. Ein Gespräch zählt als eines, unabhängig davon, wie viele Nachrichten es enthält.

• Erreicht die Nutzung 80 %, färbt sich das Feld bernsteinfarben und diese Warnung erscheint: "You have reached 80% of your monthly quota. Once the limit is reached, new guests will see your direct contact details instead of the AI."
• Ist das Limit erreicht, färbt sich das Feld rot und die Meldung "You have reached this month's AI conversation limit. New guests will see your direct contact details until the end of the month (or until you upgrade to Pro)." erscheint. Im Basic-Tarif erscheint daneben ein Link Upgrade to Pro.
• Ist das Limit erreicht, werden neue Gespräche nicht mehr eröffnet; ein neuer Gast sieht im Widget die Meldung "We are very busy right now and our AI assistant has reached this month's conversation limit…" zusammen mit Ihren direkten Kontaktkanälen. Bereits begonnene Gespräche sind nicht betroffen.
• Das Kontingent wird zu Beginn jedes Monats zurückgesetzt.

Zu den Tarifen siehe Account and Plans.

Verlaufslimit (Basic: 30 Tage)#

Im Basic-Tarif zeigt die Liste nur Gespräche, die in den letzten 30 Tagen begonnen haben; über der Liste erscheint ein Hinweis: "On the Basic plan only the last 30 days of conversations are listed. Older records have not been deleted — they will show again when you upgrade to Pro." mit einem Link Upgrade to Pro daneben. Im Pro-Tarif ist der Verlauf unbegrenzt und dieser Hinweis erscheint nicht.

Überschneiden sich das Limit und ein Datumsfilter, gilt der strengere: Im Basic-Tarif bleiben Gespräche, die älter als 30 Tage sind, auch dann ausgeblendet, wenn Sie Last 6 Months wählen. Auch die Zahl Total Conversations zählt nur die sichtbaren Gespräche. Ältere Daten werden nicht gelöscht; sie werden nach dem Wechsel zu Pro automatisch wieder sichtbar.

Tipps und häufige Fehler#

• Schauen Sie mehrmals am Tag vorbei. Gerade Gespräche mit Booking Pending und Awaiting Reply sind die besten Gelegenheiten, den Gast zurückzurufen.
• Rufen Sie den Gast an, der eine Buchung nicht abgeschlossen hat. Das Feld Left without completing the reservation auf der Gesprächsseite verrät Ihnen, welches Zimmer Sie für welche Daten angeboten haben; die Telefonnummer steht auf derselben Seite.
• Eröffnen Sie ein Testgespräch. Fragen Sie Mira nach dem Hinzufügen einer neuen Information oder einer neuen Einrichtung mit + New Conversation und vergewissern Sie sich, dass sie richtig antwortet. Ist die Antwort falsch, korrigieren Sie den Datensatz in Facilities oder Knowledge Base.
• Schreiben Sie nicht in das Gespräch eines echten Gastes; die Nachricht wird als die eigene Stimme des Gastes gespeichert. Um den Gast zu erreichen, rufen Sie ihn an.
• Behalten Sie Ihr Kontingent im Blick. In der Hochsaison können 100 Gespräche (Basic) schnell aufgebraucht sein; erwägen Sie den Wechsel zu Pro, wenn Sie sich dem Limit nähern.
• Das Suchfeld durchsucht auch den Inhalt von Nachrichten. Mit der Eingabe "pool" finden Sie jeden Gast, der nach dem Pool gefragt hat; das ist auch nützlich, um zu sehen, nach welchen Themen gefragt wird. Für Fragen, die nicht beantwortet werden konnten, sehen Sie die Liste Missing Topics in der Knowledge Base.
• Prüfen Sie markierte Antworten. Nachrichten mit dem Abzeichen Missing info oder der Zeile 📞 Contact options shown weisen auf Informationen hin, die Sie Mira beibringen sollten; fügen Sie diese Informationen in der Knowledge Base hinzu. Um alle in einer Liste zu sehen, nutzen Sie die Seite Chat Quality.
• Wenn Sie ein altes Gespräch nicht sehen, stoßen Sie möglicherweise auf das 30-Tage-Limit des Basic-Tarifs; die Daten wurden nicht gelöscht.
• Wie Mira in diesen Gesprächen entscheidet, erfahren Sie auf der Seite How Mira Works.