Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026
Kurz gesagt
- Nachtportier: Unverzichtbar, wenn Sie persönlichen Empfang und Telefon brauchen. Aber die teuerste Lösung, und sie funktioniert nur in den Sprachen, die die Person in der Schicht spricht.
- WhatsApp-Business-Abwesenheitsnachrichten: Kostenlos und in Minuten eingerichtet. Aber sie senden nur vorgefertigte Texte; sie verstehen die Frage nicht und zeigen weder Verfügbarkeit noch Preise.
- Klassischer (menübasierter) Chatbot: Einfach und vorhersehbar. Aber er hält den Gast im Menü fest und kommt bei allem ins Stocken, was das Menü nicht vorsieht.
- Allgemeiner KI-Chat (ein Chatmodell an die eigene Website anbinden): Formuliert flüssig. Aber er kennt Ihre aktuelle Verfügbarkeit nicht und erfindet im Zweifel eine Antwort.
- KI-Rezeption: Versteht frei formulierte Fragen, antwortet in vier Sprachen mit den eigenen Angaben, der Verfügbarkeit und den Preisen des Betriebs und nimmt Buchungsanfragen auf. Sie nimmt keine Anrufe an und ersetzt keinen persönlichen Empfang.
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist die richtige Antwort keine einzelne Lösung, sondern eine Kombination: Die KI übernimmt die wiederkehrenden schriftlichen Fragen, komplexe oder heikle Anliegen bleiben bei Ihrem Team.
Vergleichstabelle
| Nachtportier | WhatsApp-Abwesenheitsnachricht | Klassischer Chatbot | Allgemeiner KI-Chat | KI-Rezeption (Mira) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Je nach Schicht | Rund um die Uhr | Rund um die Uhr | Rund um die Uhr | Rund um die Uhr |
| Versteht die Frage? | Ja | Nein, sendet Standardtext | Nur die Menüpunkte | Ja | Ja, in eigenen Worten |
| Sprachen | Was das Personal spricht | Die Sprache Ihres Textes | Meist eine | Viele | Deutsch, Englisch, Türkisch, Russisch |
| Aktuelle Verfügbarkeit und Preise | Mit Blick ins System | Nein | Meist nicht | Nicht ohne Anbindung | Aus dem Dashboard, inklusive Rabatte |
| Buchungsanfragen | Nimmt sie an | Nein | Verweist auf ein Formular | Meist nicht | Nimmt sie im Chat auf, Sie bestätigen |
| Unbekannte Fragen | Recherchiert | Wiederholt denselben Text | „Das habe ich nicht verstanden“ | Erfindet womöglich eine Antwort | Sagt es offen, verweist ans Team, informiert Sie |
| Telefon und persönlicher Empfang | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Einrichtung | Einstellung und Einarbeitung | Minuten | Ablauf entwerfen | Softwareentwicklung | Einrichtungsassistent, am selben Tag |
| Kosten | Gehalt und Schichtkosten | Kostenlos | Je nach Tool | Entwicklungs- und Nutzungskosten | Basic kostenlos, Pro €49/Monat |
1. Nachtportier oder zusätzliches Personal
Was er gut kann: Menschliche Wärme, persönlicher Empfang, Telefon, Notfälle und alles Unvorhergesehene. Das ersetzt keine Software.
Wo er an Grenzen stößt: Kosten und Abdeckung. Eine Nachtschicht das ganze Jahr zu besetzen, ist für einen kleinen Betrieb ein erheblicher Kostenpunkt. Außerdem kann sich niemand gleichzeitig um den Gast am Empfang und um eingehende Nachrichten kümmern. Spricht die Person kein Deutsch oder Russisch, warten diese Nachrichten bis zum Morgen.
Die richtige Wahl für: Betriebe mit späten Anreisen, vielen telefonischen Buchungen oder persönlichem Service als Markenkern. Hier ersetzt eine KI-Rezeption niemanden; sie nimmt dem Team nur die schriftlichen Fragen ab.
2. WhatsApp-Business-Abwesenheitsnachrichten
Was sie gut können: Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten in der WhatsApp-Business-App sind kostenlos und in wenigen Minuten eingerichtet. Der Gast weiß zumindest, dass seine Nachricht angekommen ist.
Wo sie an Grenzen stoßen: Es sind vorgefertigte Texte; sie verstehen nicht, was der Gast fragt. Auf „Was kostet es für 2 Erwachsene und 1 Kind vom 15. bis 18. Juli?“ kommt „Danke für Ihre Nachricht, wir melden uns in Kürze.“ Während der Gast wartet, schreibt er womöglich schon dem nächsten Betrieb.
Die richtige Wahl für: Betriebe mit wenigen Nachrichten, die tagsüber schnell antworten können. Sie funktionieren auch zusammen mit einer KI-Rezeption: Kennt Mira eine Antwort nicht, zeigt sie dem Gast Ihren WhatsApp-Button, und Sie übernehmen dort.
3. Klassischer (menübasierter) Chatbot
Was er gut kann: Er folgt einem vorab gezeichneten Ablauf mit Buttons wie „Zimmerpreise“, „Lage“ oder „Kontakt“. Was er sagt, ist vollständig vorhersehbar.
Wo er an Grenzen stößt: Gäste schreiben in eigenen Worten, statt aus einem Menü zu wählen. Eine Nachricht mit zwei Fragen auf einmal, etwa „Dürfen wir mit Hund kommen, und gibt es ein Zimmer mit Garten?“, passt in keinen Menüablauf. Jede neue Frage bedeutet, den Ablauf von Hand anzupassen. Die meisten klassischen Bots arbeiten in einer Sprache und zeigen weder aktuelle Verfügbarkeit noch Preise.
Die richtige Wahl für: Betriebe mit sehr wenigen, immer gleichen Fragen, die Gäste nur auf die richtige Seite leiten wollen.
4. Allgemeiner KI-Chat
Was er gut kann: Wer ein allgemeines KI-Chatmodell an die eigene Website anbindet, bekommt flüssige, mehrsprachige Gespräche. Frei formulierte Fragen versteht er.
Wo er an Grenzen stößt: Ein allgemeines Modell kennt Ihren Betrieb nicht. Ohne Anbindung an Kalender, Preise und Rabatte kann es „Haben Sie an diesen Tagen etwas frei?“ nicht richtig beantworten. Wo ihm Informationen fehlen, gibt es womöglich eine plausibel klingende, aber falsche Antwort, etwa über einen Pool, den Sie nicht haben, oder Stornobedingungen, die Sie nicht anwenden. Das zu verhindern, Buchungsanfragen aufzunehmen und Gespräche zu prüfen, erfordert Softwareentwicklung.
Die richtige Wahl für: Betriebe mit eigenem Entwicklerteam, das diese Anbindungen selbst bauen und pflegen kann.
5. KI-Rezeption
Was sie gut kann: Eine KI-Rezeption verbindet das Sprachverständnis eines allgemeinen KI-Modells mit den eigenen Daten des Betriebs. Die Assistentin von AIroomier, Mira:
- versteht frei formulierte Fragen und antwortet auf Deutsch, Englisch, Türkisch oder Russisch,
- liest Verfügbarkeit und Preise aus Ihrem Dashboard und wendet Ihre Last-Minute-, Frühbucher- und Langzeitrabatte an,
- nimmt Buchungsanfragen im Chat auf; die Anfrage landet in Ihrem Dashboard, Sie bestätigen,
- verwendet nur die Angaben, die Sie im Dashboard hinterlegt haben. Kennt sie eine Antwort nicht, rät sie nicht: Sie verweist den Gast an Ihr Team und zeigt Ihnen die Frage in der Liste „Missing Topics“,
- leitet Anliegen während des Aufenthalts (Handtücher, ein Defekt, späterer Check-out) an die Tafel für Gästeanfragen Ihres Teams weiter.
Wo sie an Grenzen stößt: Mira arbeitet schriftlich; sie nimmt keine Anrufe an und empfängt keine Gäste persönlich. Sie ist kein Channel-Manager: Buchungen aus anderen Kanälen tragen Sie vorerst von Hand ins Dashboard ein. Und je vollständiger Ihre Angaben sind, desto besser sind ihre Antworten.
Die richtige Wahl für: Hotels, Pensionen und Boutique-Hotels, Ferienwohnungen und Villen sowie Camping- und Glampingplätze, bei denen die meisten Fragen abends oder nachts kommen, viele Gäste aus dem Ausland anreisen, es keine Nachtrezeption gibt oder das Team tagsüber mit den Nachrichten nicht hinterherkommt.
Was passt zu Ihnen? Vier Fragen zur Entscheidung
- Wann kommen die meisten Nachrichten? Abends und nachts? Dann ist jede Nachricht, die bis zum Morgen wartet, eine Buchung, die Sie verlieren könnten. Sie brauchen eine Lösung, die rund um die Uhr antwortet.
- Welche Sprachen sprechen Ihre Gäste? Bei vielen deutschen oder russischen Nachrichten können Sie sich nicht auf die Sprachkenntnisse des Personals verlassen.
- Was ist die häufigste Frage? Lautet sie „Ist etwas frei, und was kostet es?“, reichen Standardtexte oder ein Menübot nicht; Sie brauchen eine Lösung, die aktuelle Verfügbarkeit und Preise liest.
- Wie wichtig ist das Telefon? Kommen die meisten Buchungen telefonisch, löst eine schriftliche Assistentin diesen Teil nicht; dafür brauchen Sie Personal oder einen Telefonservice.
7 Fragen bei der Auswahl einer KI-Rezeption
Egal, welchen Anbieter Sie prüfen, stellen Sie diese Fragen:
- Was passiert bei einer Frage, die sie nicht beantworten kann? Rät sie, oder sagt sie offen, dass sie es nicht weiß, und verweist ans Team?
- Woher kommen Verfügbarkeit und Preise? Ist sie wirklich an einen Kalender angebunden, oder spricht sie aus einem festen Text?
- Wer bestätigt Buchungen? Bestätigt die Assistentin selbst, wer trägt dann die Verantwortung für eine fehlerhafte Buchung?
- Gibt es eine Provision auf Buchungen? Der Unterschied zwischen Festpreis und Provision wächst in der Hochsaison.
- Welche Sprachen spricht sie wirklich? Testen Sie selbst in den Sprachen Ihrer Gäste.
- Können Sie die Gespräche lesen? Ohne zu sehen, was die Assistentin Ihren Gästen sagt, können Sie die Qualität nicht prüfen.
- Wie lange dauern Einrichtung und Test? Können Sie kostenlos testen, mit Ihren eigenen Angaben und Ihren eigenen Fragen?
Die Antworten von AIroomier: Mira sagt, wenn sie etwas nicht weiß, und verweist an Ihr Team; sie liest die Verfügbarkeit aus Ihrem Dashboard; Sie bestätigen die Buchungen; es gibt keine Provision; sie spricht vier Sprachen; alle Gespräche sind im Dashboard lesbar und Mira prüft ihre Antworten automatisch; Basic ist dauerhaft kostenlos. Details auf der Seite Preise.