Eingehende Serviceanfragen

Wenn sich ein Gast im Chat mit Mira für eine Zusatzleistung interessiert (eine Bootstour, einen Transfer, eine Vermietung), kann er Ihrem Betrieb mit einem Fingertipp eine Anfrage senden. Auf dieser Seite gehen diese Anfragen ein: Sie sehen in einer Liste, wer welche Leistung mit welcher Notiz und in welchem Status angefragt hat, und verwalten sie von hier aus. Wie Sie die Leistungen definieren, lesen Sie unter Extra Services.

Diese Seite ist in den Tarifen Basic und Pro identisch; es gibt keine tarifabhängige Einschränkung.

Was auf dem Bildschirm zu sehen ist#

Klicken Sie im linken Menü auf Extra Services und wählen Sie dann oben auf der Seite aus den zwei Feldern Incoming Requests (das andere ist Services). Von oben nach unten sehen Sie:

1. Die beiden Reiterfelder (Services, Incoming Requests).
2. Ein kleines Label EXTRA SERVICES, den Titel Service Requests und die Beschreibung „Manage service requests from guests for (Name Ihres Betriebs).“
3. Vier Übersichtsfelder:
   • Total requests: die Anzahl aller Anfragen seit Beginn.
   • Pending: Anfragen, die Sie noch nicht bearbeitet haben (gelbe Zahl).
   • Contacted: Anfragen, bei denen Sie den Gast kontaktiert haben (blaue Zahl).
   • Confirmed: Anfragen, die Sie bestätigt haben (grüne Zahl). Gibt es stornierte Anfragen, zeigt dieses Feld darunter zusätzlich Cancelled: N.
4. Eine Karte mit dem Titel Request list. Gibt es keine Anfragen, zeigt die Karte die Überschrift No service requests yet und den Text „Requests will appear here when guests tap "Request this service" in chat.“

Auf breiten Bildschirmen werden die Anfragen als Tabelle mit sechs Spalten angezeigt; auf schmalen Bildschirmen (Smartphone, kleines Tablet) ist jede Anfrage eine eigene Karte. Die Informationen und Schaltflächen sind dieselben. Die neueste Anfrage steht oben. Es gibt keine Suche, keinen Filter und keine Seitenaufteilung; alle Anfragen werden zusammen aufgelistet.

Tabellenspalten#

Wie eine Anfrage entsteht#

So läuft es auf der Seite des Gastes ab (Sie führen diese Schritte nicht aus, aber es hilft zu wissen, was der Gast sieht):

1. Der Gast fragt Mira nach einer Leistung, oder Mira schlägt sie von sich aus vor (siehe Extra Services, proaktive Vorschläge).
2. Unter Miras Antwort erscheint eine Schaltfläche Request this service. Die Schaltfläche erscheint nur in Antworten, die zu einer bestimmten Leistung passen; in der allgemeinen Antwort mit der Leistungsliste erscheint sie nicht. Die Schaltfläche bleibt außerdem im Chatverlauf erhalten: Öffnet der Gast den Chat später erneut (zum Beispiel, indem er zu einem seiner früheren Chats zurückkehrt), erscheint die Schaltfläche wieder unter derselben Antwort und kann verwendet werden. Wurde die Leistung inzwischen aus dem Verkauf genommen oder gelöscht, erscheint die Schaltfläche im Verlauf nicht. Das gilt für Antworten, die nach Einführung der Funktion geschrieben wurden.
3. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet ein Fenster Service request. Oben zeigt es den Namen der Leistung und (falls vorhanden) den Preis. Der Name der Leistung erscheint übersetzt in der Sprache des Gastes (eine auf Türkisch "Araç Kiralama" genannte Leistung erscheint zum Beispiel für einen englischsprachigen Gast unter ihrem englischen Namen). Der Preis wird in Kurzform angezeigt: 40€/Day (40€/Gün für einen türkischsprachigen Gast); Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Einheiten auf der Seite Zusatzleistungen. Der Gast kann das Fenster mit der Schaltfläche × oben rechts schließen. Der Gast füllt aus:
   • Full name (Pflicht)
   • Phone (Pflicht; muss eine gültige Telefonnummer sein)
   • Email (Pflicht; muss eine gültige E-Mail-Adresse sein)
   • Ein Notizfeld (optional; bis zu 2000 Zeichen). Platzhalter: „You can note the date, duration or number of people here (optional)“
   • Das Kontrollkästchen I consent to my personal data being processed for this request. (Pflicht)
4. Die Schaltfläche Send request bleibt deaktiviert, bis Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Einwilligungskästchen ausgefüllt sind. Sind Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ungültig, zeigt das Fenster „Please enter a valid phone number.“ oder „Please enter a valid email address.“
5. Nach dem Absenden wechselt das Fenster zu einem grünen Bestätigungsbildschirm mit dem Titel Your request has been received und der Meldung „The business will contact you shortly.“

Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, die der Gast eingegeben hat, werden im Gästedatensatz dieser Unterhaltung gespeichert. Gleichzeitig wird die Anfrage Ihnen auf diese Weise gemeldet:

• In der Liste wird eine neue Zeile mit dem Status Pending hinzugefügt.
• In der Benachrichtigungsglocke des Panels erscheint eine Benachrichtigung mit dem Titel Yeni hizmet talebi: (Name der Leistung). Der Text enthält Name und Telefonnummer des Gastes, die Leistung und (falls vorhanden) die Notiz. Die Benachrichtigung verweist auf diese Seite.
• Eine E-Mail mit derselben Benachrichtigung wird an die Teammitglieder gesendet, die unter Settings → Notifications den Schalter Extra service requests eingeschaltet haben (standardmäßig nur der Benutzer mit Full access) (Konto und Tarife).

Damit eine Anfrage erstellt werden kann, muss die Leistung aktuell For sale sein. Haben Sie die Leistung aus dem Verkauf genommen oder gelöscht, während der Gast das Formular ausfüllte, wird keine Anfrage erstellt und der Gast sieht die Fehlermeldung „Hizmet bulunamadı veya artık satışta değil.“ (Türkisch für „Leistung nicht gefunden oder nicht mehr im Verkauf.“).

Schritt für Schritt: Eine Anfrage bearbeiten#

Beispiel: Ein Gast Ihres Camps mit 12 Zelten hat eine Bootstour für 3 Personen am Samstagmittag angefragt.

1. Öffnen Sie Extra Services → Incoming Requests. Das Feld Pending zeigt 1, und die neue Anfrage mit dem Abzeichen Pending steht oben in der Liste.
2. Sehen Sie sich die Spalten Guest und Note an: den Namen, die Telefonnummer und die Notiz „3 Personen, Samstagmittag“.
3. Klicken Sie bei Bedarf auf View Conversation, um den Chat des Gastes mit Mira zu lesen.
4. Rufen Sie den Gast an oder schreiben Sie ihm über WhatsApp. Klicken Sie dann in der Zeile der Anfrage auf Mark as contacted. Das Abzeichen wechselt zu Contacted, die Zahl bei Pending sinkt um eins und die Zahl bei Contacted steigt um eins.
5. Sobald Sie sich mit dem Gast geeinigt haben, klicken Sie auf Confirm. Das Abzeichen wechselt zu Confirmed. Überlegt der Gast es sich anders oder kann die Leistung nicht erbracht werden, klicken Sie auf Cancel; das Abzeichen wechselt zu Cancelled.

Status und Schaltflächen#

Die Schaltflächen wirken sofort und fragen nicht nach einer Bestätigung. Da bei Anfragen mit dem Status Confirmed und Cancelled keine Schaltflächen vorhanden sind, lassen sich diese Status im Panel nicht rückgängig machen. Seien Sie sich sicher, bevor Sie klicken.

Wie es danach weitergeht#

• Anfragen bleiben in der Liste; es gibt keine Löschen-Schaltfläche. Stornierte und bestätigte Anfragen sind ebenfalls in den Zählern enthalten (Total requests).
• Die Felder Pending, Contacted und Confirmed werden nicht in Echtzeit aktualisiert; sie zeigen den Stand zum Zeitpunkt des Ladens der Seite. Laden Sie die Seite neu oder beobachten Sie die Benachrichtigungsglocke, um neue Anfragen zu sehen.
• Wenn Sie auf der Seite Extra Services eine Leistung mit Delete löschen, verschwinden auch die Anfragen zu dieser Leistung aus dieser Liste. Um eine Leistung aus dem Verkauf zu nehmen, entfernen Sie stattdessen den Haken bei For sale.
• Wenn Sie mit View Conversation den Chat eines Gastes öffnen, gelangen Sie zur passenden Unterhaltung auf der Seite Unterhaltungen.

Beispiel: ein Wochenende voller Anfragen#

Stellen Sie sich vor, an einem Freitagabend gehen in Ihrem Camp mit 12 Zelten drei Anfragen ein:

• Bootstour, Notiz: „3 Personen, Samstagmittag“. Sie rufen an, klären die Uhrzeit, klicken auf Mark as contacted und dann auf Confirm.
• Flughafentransfer, Notiz: „Für den Flug am Sonntag um 18:40“. Können Sie dem Gast nicht am selben Tag antworten, lassen Sie die Anfrage auf Pending, und das Feld Pending erinnert Sie weiter daran.
• Rollervermietung, keine Notiz. Sie erreichen den Gast telefonisch, aber es ist kein Roller verfügbar. Sie klicken auf Cancel und bieten dem Gast eine Alternative an.

Wenn Sie sich die Seite am Montagmorgen ansehen, sehen Sie Total requests: 3, Pending: 1, Confirmed: 1 und Cancelled: 1. So erkennen Sie auf einen Blick, wie viele Anfragen am Wochenende eingegangen sind und welche noch auf eine Antwort wartet.

Tipps und häufige Fehler#

• Prüfen Sie offene Anfragen mindestens einmal täglich. Der Gast sieht „The business will contact you shortly“; eine schnelle Antwort sichert den Verkauf.
• Markieren Sie zuerst den Kontakt, bestätigen Sie dann. So erkennen Sie an den Zählern, welche Anfragen Sie noch nicht beantwortet haben. Sie können auch direkt Confirm klicken; der Zwischenschritt ist nicht erforderlich.
• Lesen Sie die Notiz sorgfältig. Datum, Personenzahl und Dauer stehen nur in dieser Notiz; das System hat kein eigenes Feld für Datum oder Kapazität.
• Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungs-E-Mail. Die E-Mail enthält dieselben Informationen wie die Benachrichtigung im Panel und geht an die Teammitglieder, die Extra service requests eingeschaltet haben. Kommt sie nicht an, sehen Sie im Spam-Ordner und bei Ihrem Schalter unter Settings → Notifications nach.
• Wenn Sie die falsche Schaltfläche gedrückt haben, können Sie den Status im Panel nicht rückgängig machen. Klären Sie bei Bedarf die Notiz mit dem Gast über die Unterhaltung und führen Sie die Korrektur in Ihren eigenen Unterlagen durch.
• Prüfen Sie vor dem Löschen einer Leistung, ob offene Anfragen vorliegen. Beim Löschen werden auch alle Anfragen dieser Leistung gelöscht.
• Panel- und Gastsprache sind getrennt. Das Panel kann Türkisch oder Englisch sein; der Chat des Gastes kann Türkisch, Englisch, Deutsch oder Russisch sein. Die Notiz kommt in der Sprache an, in der der Gast sie geschrieben hat.