Bevor Sie die Vorlagen verwenden
Eine gute Gästenachricht ist kurz, persönlich und auf einen nächsten Schritt ausgerichtet. Achten Sie auf diese vier Regeln:
- Beginnen Sie mit dem Namen des Gastes. So wirkt eine Nachricht am schnellsten nicht mehr wie ein Standardtext.
- Werden Sie konkret. Statt „Wir haben attraktive Preise“ nennen Sie Daten, Personenzahl und Gesamtpreis.
- Stellen Sie eine Frage oder bitten Sie um einen Schritt. Der Gast soll sofort wissen, was als Nächstes zu tun ist.
- Schreiben Sie in der Sprache des Gastes. Viele internationale Gäste schreiben auf Englisch; eine Antwort in ihrer Sprache schafft deutlich mehr Vertrauen als ein Text aus dem Übersetzungstool.
Ersetzen Sie die eckigen Klammern ([Name], [Datum], [Preis]) durch Ihre Angaben. Die deutschen Vorlagen verwenden die förmliche Anrede „Sie“; für Stammgäste können Sie sie leicht anpassen.
1. Antwort auf eine Preis- und Verfügbarkeitsanfrage
Wenn ein Gast Daten und Personenzahl nennt und nach dem Preis fragt. Bei dieser Nachricht werden die meisten Buchungen gewonnen oder verloren; schicken Sie sie so schnell wie möglich.
Deutsch
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser [Zimmertyp] ist vom [Anreise] bis [Abreise] für [Anzahl] Personen frei. Der Gesamtpreis für [Anzahl] Nächte beträgt [Preis] inklusive Frühstück.
Soll ich die Buchung für Sie vornehmen? Dafür benötige ich nur Ihren vollständigen Namen und Ihre Telefonnummer.
Englisch
Hi [Name], thanks for your message! Our [room type] is available for [number] guests from [check-in date] to [check-out date]. The total for [number] nights is [price], breakfast included.
Would you like me to book it for you? I just need your full name and phone number.
2. Wenn die Daten belegt sind: eine Alternative anbieten
„Leider ausgebucht“ beendet das Gespräch. Bieten Sie stattdessen nahe Termine oder eine andere Zimmerkategorie an.
Deutsch
Guten Tag [Name], leider ist unser [Zimmertyp] am [Datum] ausgebucht. Ich kann Ihnen zwei Möglichkeiten anbieten: ein [anderer Zimmertyp] zu denselben Daten ([Preis]) oder den [Zimmertyp] vom [anderer Zeitraum] ([Preis]). Was passt Ihnen besser?
Englisch
Hi [Name], unfortunately our [room type] is fully booked on [date]. I can offer two options: a [alternative room type] on the same dates ([price]), or the [room type] from [alternative dates] ([price]). Which would suit you?
3. Buchungsbestätigung
Wenn Sie eine Buchung bestätigen. Geben Sie alle wichtigen Angaben in einer Nachricht, damit der Gast nicht noch einmal nachfragen muss.
Deutsch
Guten Tag [Name], Ihre Buchung ist bestätigt!
Zeitraum: [Anreise] – [Abreise], [Anzahl] Nächte
Zimmer: [Zimmertyp], [Anzahl] Personen
Gesamt: [Preis]
Zahlung: [Zahlungsart und Fälligkeit]
Stornierung: [Stornobedingungen]Check-in ist ab [Uhrzeit], Check-out bis [Uhrzeit]. Bei Fragen schreiben Sie uns einfach an diese Nummer. Wir freuen uns auf Sie!
Englisch
Hi [Name], your booking is confirmed!
Dates: [check-in] – [check-out], [number] nights
Room: [room type], [number] guests
Total: [price]
Payment: [payment method and due date]
Cancellation: [cancellation policy]Check-in is from [time] and check-out is by [time]. If you have any questions, just message this number. See you soon!
4. Informationen vor der Anreise
Ein bis zwei Tage vor der Anreise. Wegbeschreibung und Check-in-Infos ersparen Anrufe in letzter Minute, und es ist der beste Moment, an Ihre Zusatzleistungen zu erinnern.
Deutsch
Guten Tag [Name], wir freuen uns darauf, Sie am [Datum] bei uns begrüßen zu dürfen!
Lage: [Kartenlink]
Check-in: ab [Uhrzeit]. Wenn Sie früher ankommen, können Sie Ihr Gepäck gern bei uns lassen.
Parken: [Parkinformationen]Gern organisieren wir vorab einen Flughafentransfer oder [Zusatzleistung]. Wann werden Sie voraussichtlich ankommen?
Englisch
Hi [Name], we're looking forward to welcoming you on [date]!
Location: [map link]
Check-in: from [time]. If you arrive earlier, you're welcome to leave your luggage with us.
Parking: [parking information]If you'd like an airport transfer or [extra service], we can arrange it now. Could you let us know your estimated arrival time?
5. Begrüßung am Anreisetag
Nach dem Check-in. Fassen Sie die meistgefragten Angaben wie WLAN-Passwort und Frühstückszeiten in einer Nachricht zusammen.
Deutsch
Herzlich willkommen, [Name]! Ihr Zimmer: [Zimmernummer].
WLAN: [Netzwerkname] / Passwort: [Passwort]
Frühstück: [Uhrzeit], [Ort]
Rezeption / Notfall: [Telefon]Wenn Sie etwas brauchen, schreiben Sie uns einfach hier. Einen schönen Aufenthalt!
Englisch
Welcome, [Name]! Your room is [room number].
Wi-Fi: [network name] / password: [password]
Breakfast: [time range], [place]
Reception / emergencies: [phone]If you need anything, just message us here. Enjoy your stay!
6. Kurze Nachfrage während des Aufenthalts
Am zweiten oder dritten Tag. So können Sie ein Problem lösen, bevor der Gast abreist und eine Bewertung schreibt.
Deutsch
Guten Tag [Name], ist alles zu Ihrer Zufriedenheit? Wenn in Ihrem Zimmer etwas fehlt oder wir etwas für Sie organisieren können, geben Sie uns einfach Bescheid.
Englisch
Hi [Name], is everything going well? If anything is missing in your room or there's something we can arrange for you, just let us know.
7. Dank und Bewertungsbitte nach der Abreise
Am Tag nach dem Check-out. Geben Sie den Bewertungslink direkt mit, damit der Gast nicht suchen muss, und sagen Sie, wie er beim nächsten Mal direkt bucht.
Deutsch
Guten Tag [Name], vielen Dank, dass Sie bei uns zu Gast waren! Wenn Ihnen der Aufenthalt gefallen hat, würden wir uns sehr über eine kurze Bewertung freuen: [Bewertungslink]
Beim nächsten Mal können Sie direkt über [Website / Telefon] buchen; für Stammgäste halten wir immer [kleiner Vorteil] bereit.
Englisch
Hi [Name], thank you so much for staying with us! If you enjoyed your stay, we'd really appreciate a short review: [review link]
Next time, you can book directly via [website / phone]; we always have [small perk] for returning guests.
8. Entschuldigung für eine späte Antwort
Wenn Sie eine Nachricht erst Stunden später sehen. Halten Sie die Entschuldigung kurz und kommen Sie gleich zur Antwort.
Deutsch
Guten Tag [Name], entschuldigen Sie bitte die späte Antwort. Für den [Datum]: [Antwort]. Soll ich die Buchung für Sie vornehmen?
Englisch
Hi [Name], sorry for the late reply. For [date], [answer]. Would you like me to book it for you?
Wer schickt diese Nachrichten?
Vorlagen helfen Ihrem Team, schnell und einheitlich zu antworten. Buchungen gehen aber meist nachts oder in Stoßzeiten verloren, wenn niemand aufs Telefon schauen kann.
Die KI-Rezeption Mira übernimmt die Situationen 1, 2 und 8 selbst. Egal, in welcher Sprache der Gast schreibt: Sie versteht die Frage, antwortet in dieser Sprache mit den aktuellen Preisen und der Verfügbarkeit aus Ihrem Dashboard und nimmt die Buchungsanfrage auf. Das WLAN-Passwort nennt sie nur Gästen, die an diesem Tag bei Ihnen wohnen, und Anliegen während des Aufenthalts leitet sie an die Tafel für Gästeanfragen Ihres Teams weiter. So bleiben Ihnen die Nachrichten, die eine persönliche Note brauchen, etwa Bestätigung und Begrüßung.
Weitere Wege, Provision zu sparen, beschreiben wir in Booking.com-Provision senken: 7 Wege.