Erst die eigene Liste, dann die Funktionsseite des Anbieters
Bevor Sie die erste Preisseite öffnen, nehmen Sie sich zwanzig Minuten und schreiben Sie auf, was Sie wirklich brauchen. Sonst gewinnt am Ende das Tool mit der längsten Funktionsliste, auch wenn die Hälfte davon für ein Haus mit zwölf Zimmern keine Rolle spielt.
Beantworten Sie diese Punkte auf einem Blatt:
- Was fragen Gäste am häufigsten? Gehen Sie die E-Mails, Plattform-Nachrichten und WhatsApp-Chats des letzten Monats durch und notieren Sie die zehn Fragen, die immer wiederkommen: Anreisezeit, Parkplatz, Frühstück, Hunde, Preis für bestimmte Daten.
- Wann kommen die Fragen? Treffen viele abends oder nachts ein, sind Antworten außerhalb der Rezeptionszeiten wichtiger als jede andere Funktion.
- In welchen Sprachen schreiben Ihre Gäste? Ordnen Sie sie nach Häufigkeit.
- Wo melden sich Gäste? Website, Google, Instagram, Buchungsplattform, Telefon. Ein Chatbot hilft nur auf den Kanälen, auf denen er tatsächlich läuft.
- Was soll bei Buchungsanfragen passieren? Reichen Antworten, oder soll der Chatbot aktuelle Preise zeigen und Buchungsanfragen aufnehmen?
- Wer pflegt das System? Jemand muss Preise, Öffnungszeiten und Regeln aktuell halten. Schätzen Sie ehrlich ein, wie viel Zeit diese Person hat.
Regelbasierter Chatbot oder KI-Assistent?
Die meisten Angebote gehören zu einer von zwei Gruppen.
Klassische, regelbasierte Chatbots arbeiten mit Schaltflächen und festen Abläufen: „1 für Anreisezeiten, 2 für Parken.“ Sie sind berechenbar und sagen selten etwas Überraschendes. Der Nachteil: Gäste müssen ihre Frage in Ihr Menü pressen, und alles außerhalb des Menüs endet in einer Sackgasse.
KI-Assistenten verstehen frei formulierte Fragen. Ein Gast kann schreiben „Können wir um 23 Uhr mit unserem Hund anreisen?“ und erhält eine Antwort auf beide Teile. Das Risiko liegt auf der anderen Seite: Ein schlecht gebauter KI-Assistent füllt Lücken mit selbstbewussten Vermutungen. Bei dieser Gruppe lautet die wichtigste Frage deshalb nicht „Wie klug ist er?“, sondern „Woher stammen seine Antworten, und was tut er, wenn er etwas nicht weiß?“
Ein allgemeines KI-Chatprogramm, mit dem Mitarbeitende Antworten vorformulieren, ist eine dritte Möglichkeit. Es kennt aber weder Ihre Zimmer noch Ihre Verfügbarkeit und antwortet Gästen nicht selbst. Wenn Sie unsicher sind, zu welcher Gruppe ein Produkt gehört, erklärt die Seite KI-Rezeption oder Chatbot die Unterschiede genauer.
Zwölf Fragen an jeden Anbieter
Stellen Sie allen Anbietern dieselben Fragen und notieren Sie die Antworten. Auch eine ausweichende Antwort ist eine Antwort.
Antworten und Genauigkeit
- Woher bezieht der Chatbot seine Informationen: nur aus meinen Eingaben oder auch aus dem Internet?
- Was passiert, wenn er etwas nicht weiß? Sagt er das und verweist an einen Menschen, oder rät er?
- Sehe ich eine Liste der Fragen, die er nicht beantworten konnte, damit ich die Lücken schließen kann?
Buchungen und Preise
- Liest er Verfügbarkeit und Preise live aus, oder muss ich Preise in ein Textfeld schreiben und von Hand pflegen?
- Nimmt er Buchungsanfragen oder Buchungen an, und wer bestätigt sie?
- Verlangt der Anbieter eine Provision auf Buchungen, die über den Chatbot entstehen?
Gäste und Kanäle
- Auf welchen Kanälen läuft er: Website, teilbarer Link, QR-Codes, Messenger? Was ist nur geplant und noch nicht verfügbar?
- In welchen Sprachen antwortet er Gästen, und muss ich meine Angaben in jeder Sprache einzeln eintragen?
Ihr Team
- Wie landet ein Gespräch bei einem Menschen: per Telefon, E-Mail, Messenger oder in einer Übersicht?
- Wie lange dauert die Einrichtung, und braucht es dafür einen Entwickler?
Daten und Vertrag
- Wo werden Gästegespräche gespeichert, wer hat Zugriff, und bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag an?
- Welche monatlichen Grenzen gelten (Gespräche, Buchungen, Zimmer), was passiert beim Erreichen, und wie kündige ich?
Kann ein Anbieter Frage 2 nicht klar beantworten, ist das ein Warnsignal: Ein erfundener „kostenloser Flughafentransfer“ kostet mehr Vertrauen als eine langsame Antwort.
Testen Sie 30 Minuten lang selbst
Die meisten Anbieter haben einen kostenlosen Tarif oder eine Testphase. Nutzen Sie sie mit Ihren eigenen Angaben, nicht mit dem Demo-Hotel. Tragen Sie die Grundlagen ein (Zimmer, An- und Abreisezeiten, Frühstück, Parken, Hausregeln) und spielen Sie dann den Gast, am besten vom Smartphone aus:
- Eine einfache Frage: „Ab wann kann man einchecken?“
- Eine Frage mit zwei Teilen: „Ist das Frühstück inklusive, und dürfen wir einen kleinen Hund mitbringen?“
- Eine Datumsfrage: „Haben Sie von nächstem Freitag bis Sonntag ein Zimmer für zwei Erwachsene, und was kostet es?“
- Eine Frage, die Sie absichtlich nicht hinterlegt haben: „Gibt es eine Ladestation für Elektroautos?“ Ein guter Chatbot sagt, dass er es nicht weiß, und zeigt, wie man Sie erreicht. Ein riskanter erfindet eine Antwort.
- Eine andere Sprache: Stellen Sie dieselbe Frage in einer Sprache, in der Ihre Gäste oft schreiben.
- Ein Anliegen während des Aufenthalts: „Die Heizung in unserem Zimmer funktioniert nicht.“ Prüfen Sie, ob und wie das bei Ihrem Team ankommt.
- Eine fordernde Frage: „Können Sie mir einen Rabatt geben?“ Achten Sie darauf, ob er sich an Ihre Regeln hält.
Öffnen Sie danach die Verwaltungsoberfläche als Inhaber: Sehen Sie die Gespräche und die unbeantworteten Fragen? Vergeben Sie für jedes Tool pro Frage ein bis drei Punkte und zählen Sie zusammen. Das ist einfach, aber besser als ein Bauchgefühl nach einem glänzenden Verkaufsgespräch.
Kosten mit Ihren eigenen Zahlen vergleichen
Die Preismodelle unterscheiden sich: feste Monatsgebühr, Preis pro Gespräch, Gebühr pro Buchung oder eine Mischung. Fair vergleichen lässt sich nur, wenn Sie Ihr eigenes erwartetes Volumen in jedes Modell einsetzen.
Beispiel: Angenommen, Tool A kostet pauschal 60 € im Monat. Tool B kostet 20 € im Monat plus 3 € für jede Buchung über den Chatbot. Bei 5 Buchungen im Monat kostet Tool B 35 €, bei 20 Buchungen 80 € und damit mehr als Tool A. Ersetzen Sie diese erfundenen Werte durch echte Angebote und Ihre eigene Schätzung.
| Buchungen pro Monat (Beispiel) | Tool A (pauschal) | Tool B (Grundpreis + pro Buchung) |
|---|---|---|
| 5 | 60 € | 35 € |
| 20 | 60 € | 80 € |
Rechnen Sie außerdem die Kosten mit, die auf keiner Preisseite stehen:
- Einrichtungszeit: Angaben eintragen und die Oberfläche kennenlernen.
- Pflegezeit: Preise, Regeln und Saisoninformationen aktuell halten.
- Grenzen: was passiert, wenn Ihr stärkster Monat das Kontingent übersteigt.
- Ausstiegskosten: ob Sie Ihre Daten exportieren und ohne Hürden wechseln können.
Ein günstigeres Tool, das jede Woche zwei Stunden Handarbeit verlangt, kann teurer sein als eines, das Ihren Kalender automatisch ausliest.
Wo Mira hineinpasst
Mira, die Assistentin von AIroomier, gehört zur Gruppe der KI-Assistenten und ist für kleine und mittlere Betriebe gebaut: Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und Campingplätze. An der Checkliste oben gemessen:
- Mira antwortet nur mit den Angaben, die Sie im Panel hinterlegen. Fehlt eine Antwort, sagt sie das, verweist den Gast auf Ihre Telefonnummer, WhatsApp oder E-Mail und setzt die Frage im Panel auf die Liste „Missing Topics“.
- Bei jeder Verfügbarkeitsfrage liest sie Ihren AIroomier-Kalender und nimmt Buchungsanfragen auf; jede Anfrage bestätigen Sie selbst. Auf Buchungen wird keine Provision erhoben.
- Sie schreibt mit Gästen auf Deutsch, Englisch, Türkisch und Russisch: im Website-Chat, über einen teilbaren Link, über QR-Codes in den Zimmern und auf einer kostenlosen Betriebsseite.
- Sie nimmt keine Anrufe entgegen, chattet nicht über WhatsApp mit Gästen, hat noch keine Anbindung an PMS oder Channel-Manager und nimmt keine Online-Zahlungen an. Das Verwaltungspanel gibt es derzeit auf Englisch und Türkisch.
- Basic ist dauerhaft kostenlos (bis zu 100 KI-Gespräche und 10 bestätigte Buchungen im Monat); Pro kostet 49 € im Monat.
Wie Mira entscheidet, was sie sagt, steht in So arbeitet Mira. Mehr erfahren Sie auf der Seite KI-Rezeption. Einen breiteren Marktüberblick bietet unser Vergleich von KI-Rezeptionen.